نوشتن چک لیست برای سفر کاری بسیار مهم است. همه ما در طول دوره کاری خود بنابه شغلی که داریم به سفرهای کاری زیادی خواهیم رفت. یکی از بزرگ ترین دغدغه ها در این زمان تهیه یک ساک سفری مناسب است که تمامی موارد ضروری را شامل شود. متاسفانه اکثر ما در موقع بستن بار سفر خود علاوه بر موارد ضروری، بسیاری از وسایل غیر ضروری را نیز وارد چمدان خود می کنیم. این کار علاوهبر صرف وقت بیهوده باعث می شود در هنگام سفر احساس ناراحتی داشته باشیم. در برخی موارد نیز بسیاری از موارد ضروری را فراموش می کنیم. برای داشتن یک سفر کاری خوب و موفق، بهترین کار نوشتن یک لیست از تمامی موارد ضروری است که در حین سفر کاری به آن احتیاج داریم. در ادامه به ضرورت نوشتن یک چک لیست کاری خواهیم پرداخت، با ما همراه باشید.
اگر زیاد به سفر کاری می روید، مطالعه این مقاله را به شما پیشنهاد می کنیم: در سفرهای کاری خارج از کشور چگونه رفتار کنیم؟
نحوه ایجاد چک لیست سفر تجاری
نوشتن چک لیست سفر بخش مهمی از سفرهای کاری را تشکیل می دهد. یک چک لیست موثر برای سفرهای تجاری، یک نمای کلی از همه کارهایی که ممکن است لازم باشد در طول سفر انجام دهید را فراهم می کند. از آنجا که چک لیست سفر همه موارد احتمالی را شامل می شود، می توان از آن برای برنامه ریزی و بستن چمدان برای یک سفر یک روزه یا طولانی مدت، داخلی یا بین المللی استفاده کنید.
با نوشتن چک لیست، چه فقط به موارد ضروری نیاز داشته باشید یا موارد بیشتر دیگری، هرگز چیزی را فراموش نخواهید کرد. نوشتن چک لیست کاری باعث می شود که از بردن موارد غیر ضروری خودداری کرده و از حمل چمدان های اضافی جلوگیری کنید. برای شروع می توانیم به موارد زیر اشاره کنیم که می توانید در چک لیست سفر خود استفاده کنید:
- اسناد سفر (گذرنامه، شناسنامه، کارت ملی، گواهینامه)
- اسناد تجاری/ کاری
- لپ تاپ و سایر تجهیزات و لوازم جانبی
- لباس
- وسایل شخصی (پول نقد، کارت اعتباری)
- لوازم آرایشی و بهداشتی
- کارهای شخصی مرتبط با آماده شدن برای سفر (برنامه ریزی سفر، رزرو، اعلان های انجام شده و…)
هدف از نوشتن لیست این است که آنچه برای سفر راحت و کاری مورد نیاز است را بدون اتلاف وقت شناسایی کنیم. با داشتن چک لیست به عنوان راهنما، می توانید از انجام اشتباهات کوچک و بزرگ و گاهی پرهزینه در سفر کاری جلوگیری کنید. شما با نوشتن چک لیست کاری به چندین هدف کلیدی دست خواهید یافت:
- چک لیست برنامه ریزی سفر و هم بسته بندی را ساده می کند.
- باعث می شود شما روی موارد ضروری تمرکز کنید (و اطمینان می دهد که هیچ چیز اساسی را فراموش نمی کنید).
- به شما کمک می کند تا به “نیازهای احتمالی” غیر ضروری نه بگویید.
زمانی که سفر کاری خود را شروع می کنید، به هیچ چیز دیگر در دفتر کار یا خانه خود دسترسی نخواهید داشت. شما باید هر آنچه را که نیاز دارید با خود ببرید. بهترین کار این است که از قبل یک چک لیست جامع ایجاد کنید و قبل از هر سفر آن را مرور کرده تا راحت تر چمدان خود را ببندید. با این کار اطمینان حاصل می کنید که همه موارد درست را انتخاب می کنید و هیچکدام از موارد غیر ضروری را با خود نخواهید برد. همچنین یک چک لیست کاری به شما این امکان را می دهد که اگر یک سفر کاری لحظه آخری داشتید، غافلگیر نشوید.
در ابتدا نوشتن یک چک لیست کاری ممکن است بی فایده و خسته کننده باشد اما به مرور می توانید نیاز های خود را شناسایی کنید و از حمل موارد غیر ضروری خودداری کنید. در طول سفر کاری شما به وسایلی احتیاج دارید که امنیت و آرامش را برای شما به همراه داشته باشند. به همین منظور اگر برای استراحت و خواب به بالش و چشم بند احتیاج دارید، پس این موارد را نیز به لیست خود اضافه کنید.
لیست وسایل ضروری برای سفر کاری
در این بخش ضروری ترین مواردی را که باید در سفر های کاری با خود داشته باشید را نام بردیم:
- گذرنامه، کارت شناسایی
- مدارک کاری مورد نیاز، کپی مدارک
- بلیط هواپیما، اتوبوس و قطار
- لپ تاپ و شارژر
- هدفون
- شارژر تلفن
- دفتر و قلم
- کارت های نقدی و اعتباری
- بطری آب قابل استفاده مجدد
- لباس خواب
- جوراب
- زیر شلواری
- یک دست لباس ورزشی
- کت و شلوار با دو پیراهن متناسب
- یک شلوار پارچه ای یا شلوار جین
- کفش مجلسی
- یک جفت کفش مسافرتی
- لباس شنا (بسته به مقصد)
- عینک طبی
- عینک آفتابی
- لباس گرم
- کت، بارانی
- مسواک و خمیر دندان
- کرم ریش تراش و ماشین/ تیغ اصلاح
- مینی شامپو و نرم کننده
- برس مو
- مام و اسپری خوشبو کننده
- نسخه های پزشکی
- دارو های مورد استفاده، مسکن
- کرم مرطوب کننده
- لوازم آرایش
- آدامس / قرص نعناع
- میان وعده های سالم
یک چک لیست عالی، همه موارد پایه و ضروری را شامل می شود تا بستن چمدان سفری را به امری سریع و آسان تبدیل کند. این لیست کاری به شما یک انعطاف پذیری خاصی را می دهد تا بار های سفری خود را تاحد ممکن بدون استرس و چشم پوشی از مورد ضروری آماده کنید. هرگز نباید انتظار داشته باشید یک چک لیست سفری همه موارد را شامل شود. در هنگام آماده کردن چمدان خود موارد برداشته شده را تیک بزنید و در آخرین لحظه نیز گزینه ها را چک کنید تا چیزی را فراموش نکنید.
اگر در نوشتن چک لیست کاری تازه کار هستید، مطمئنا در همان اوایل کار متوجه می شوید که دو نوع ” موارد ضروری” وجود دارد:
- مواردی وجود دارد که با توجه به جزئیات هر سفر (لباس، اسناد تجاری و…) متفاوت خواهد بود.
- مواردی که همیشه مهم خواهند بود، نظیر لوازم بهداشتی.
لوازم بهداشتی برای سفر
یکی از مواردی که اکثر ما قبل از سفر انجام می دهیم، آماده هرباره کیف لوازم بهداشتی و آرایشی است. همه ما در این شرایط، در بیشتر مواقع مواردی مانند مسواک، خمیر دندان، نخ دندان، پدهای بهداشتی و… را فراموش می کنیم. توصیه می شود در مورد سفرهای کاری یک کیف جداگانه تهیه کنید و موارد بهداشتی و آرایشی را در اندازه کوچک تهیه کرده و در این کیف قرار دهید تا از قبل برای هر سفر آماده باشد. با داشتن یک کیت کامل آماده سفر در داخل کیف باری خود، می توانید در وقت صرفه جویی کرده و دیگر نگران موارد فراموش شده نباشید.
با وارد شدن تکنولوژی و وسایلی مانند گوشی همراه و لب تاپ، سفرهای کاری برای ما راحت تر شده است چراکه دیگر نیاز نداریم حجم عظیمی از مدارک کاغذی را با خود حمل کنیم. بهترین کار این است که قبل از سفر در چک لیست خود بخشی را نیز به وسایل الکترنیکی اختصاص دهید تا از فراموش کردن وسایلی مانند شارژ خودداری کنید. اگر احتیاج دارید که مدارک کاغذی را نیز با خود حمل کنید برای نظم دادن به ساک باری خود آن ها را در یک پوشه محکم بگذارید.
همیشه به محض اطلاع از سفر آینده خود، پرواز و محل اقامت خود را رزرو کنید. اگر در یک فصل مسافرخیز به یک مقصد محبوب می روید یا در یک کنفرانسی که متقاضی زیادی دارد ثبت نام کرده اید، این امر بسیار اهمیت پیدا می کند. رزرو زودهنگام فشار زیادی را از بین می برد و اطمینان می دهد که مجبور نیستید نرخ سفر در لحظه آخر بپردازید، خطر از دست دادن پرواز مورد نظر خود را ندارید یا در هتلی که در مکان مناسبی قرار ندارد، اقامت نخواهید کرد.
موارد کاری قابل پیش بینی هستند اما گاهی یک سفرکاری در لحظه آخر اجتناب ناپذیر است، اما با داشتن چک لیست سفر کاری و جمع کردن موارد ضروری از قبل، شما در نیمه راه سفر خود قرار دارید. اگر عازم یک سفر بین المللی هستید، بلافاصله برای اخذ ویزا با سفارت یا کنسولگری کشور مقصد خود تماس بگیرید. حتما حداقل یک هفته قبل از سفر مدارک مورد نیاز برای سفر خارجی خود را تهیه و بسته بندی کنید.