چگونه با وجود مشکلات، کارایی خود را بالا نگه داریم؟
کارا و پربازده بودن به معنی انجام دادن کار بیشتر نیست؛ بلکه به این معنی است که موارد مهم‌تر، سریع‌تر به نتیجه برسند. سه عادت که مختص رهبران پربازده است به شما کمک خواهند کرد که تمرکز بهتری بر موضوعات پراهمیت‌تر داشته باشید. در ادامه با الی گشت همراه باشید.
برنامه‌هایی نظیر to-do-list را به زباله‌دان می‌اندازند
مطالب مرتبط: زمان خود را به بهترین نحو مدیریت کنید چطور مثل یک مدیر موفق روزتان را سپری کنید؟
برای مفید و کارآمد بودن به اولویت‌بندی نیاز است. بیشتر برنامه‌های to-do-list فعالیت‌های اشتباه را در اولویت قرار می‌دهند. این دست اپلیکیشن‌ها اولویت را به کارهایی می‌دهند که از نظر زمانی باید سریع‌تر و زودتر تحویل داده شوند؛ در حالی که کار مهم‌تر کاری است که زمان صرف شده برای آن بازدهی بیشتری داشته باشد.
به عنوان مثال، یک جایگزین خوب برای to-do-list می‌تواند لیست ۲۰/۸۰ باشد، این لیست بر اساس قانون پارتو ساخته شده است و بر اساس آن، ۲۰ درصد از تلاش باید نتیجه‌ای ۸۰ درصدی تولید کند.
اصل پارتو همه‌جا وجود دارد. مثلا در محل کار دیده‌اید که ۸۰ درصد کارها را ۲۰ درصد افراد انجام می‌دهند؛ یا مثلا ۲۰ درصد نیروی فروش ۸۰ درصد محصول را به فروش می‌رسانند. یک مثال ساده‌تر می‌خواهید؟ به کمد لباس‌هایتان نگاه کنید؛ ۲۰ درصد لباس‌ها را ۸۰ درصد مواقع می‌پوشید!
وسط یک صفحه کاغذ سفید یک خط از بالا به پایین بکشید تا آن را به دو قسمت مساوی تقسیم کند. بالای سمت چپ کاغذ بنویسید «۲۰ درصد» و بالای سمت راست بنویسید «۸۰ درصد». حالا، کارها و موضوعاتی که اهمیت بیشتری دارند، در قسمت ۲۰ درصد بنویسید و همه موارد باقیمانده را به سمت دیگر انتقال دهید. به این کار اولویت‌بندی می‌گویند و شما و تیم کاری باید ابتدا کارهایی را که اولویت و مطلوبیت بالاتری دارند، به پایان برسانید. این کار ۸۰ درصد کارهای پراهمیت سازمان را به ثمر می‌رساند.
در شرایط پرفشار از سرعت می‌کاهند
یک عادت معکوس و خلاف بقیه این است که وقتی هیاهوی سازمان زیاد می‌شود، آن‌ها کنترل و هدایت امور را از جایی ساکت‌تر بر عهده می‌گیرند. برای چنین کاری، رهبران مختلف روش‌ها و راه‌های اجرایی متفاوتی به کار می‌برند؛ اما برخی اصول فراگیر بین همه آن‌ها یکسان است.
اول این‌که آن‌ها سعی می‌کنند پیش از این‌که اوضاع آشفته شود، زمان و فضایی آرام‌تر خلق کنند. این زمان می‌تواند صبح زود یا پیش از رفتن به رختخواب باشد. نباید در زمانی که مشکلات ایجاد می‌شوند به دنبال زمان مناسب برای حل آن‌ها بود؛ بلکه باید از پیش از وقوع، زمان‌هایی برای برنامه‌ریزی کردن آن‌ها – آن‌هم به‌طور روزانه – در نظر گرفته باشند.
دوم این‌که آن‌ها زمان‌هایی را برای رفتن به مکان آرامش و سکوت اختصاص می‌دهند. این زمان‌ها، زمان‌های استراحت ۱۰ دقیقه‌ای روزانه و میان کار نیستند. آن‌ها می‌دانند که این زمان‌ها برای به دست آوردن انرژی بسیار خوب هستند و زمان کار نیستند. یک رهبر کارآمد حداقل ۳۰ دقیقه برای بررسی عمیق و کامل مسائل در هر روز اختصاص می‌دهد.
قانونی ساده برای مقابله با اتفاقات غیر مترقبه دارند
شاید یکی از چیزهایی که رهبران کارآمد را از سایرین جدا می‌کند، نحوه واکنش نشان دادن آن‌ها به شرایط بد و ناخوشایند است. بسیاری از افراد بر این باورند که اتفاق‌های روز به دستاوردهای شما منتهی خواهند شد. یعنی اگر اتفاق‌ها خوب باشند نتیجه خوب است در غیر این صورت، نمی‌توانید نتیجه مطلوبی به دست آورید. بدین معنی که اگر اتفاق بدی بیفتد، هرچقدر مدیریت کنید اوضاع در نهایت به نفع شما نخواهد بود.
مشکل چنین باوری این است که بر اتفاق‌هایی غیر قابل کنترل استوار شده است. مثلا ما آب و هوا، اقتصاد یا رفتار مردم را نمی‌توانیم کنترل کنیم. اگر بر این باور باشیم که چنین اتفاق‌هایی بر نتیجه کار ما تأثیر خواهد داشت، آنچه از ما باقی خواهد ماند بازنده‌ای بیش نیست.
اما یک رهبر خوب می‌داند اگر در برابر اتفاق‌هایی که تحت کنترل ندارد، واکنش‌های صحیح – که تحت کنترل دارد – نشان دهد؛ به‌احتمال زیاد می‌تواند نتایجی به دست آورد که او را از بازنده بودن دور نگه خواهند داشت. این را «اصل موفقیت» می‌گویند: اتفاق‌ها + واکنش‌ها = نتایج. بر این اساس، رهبر و تمام تیمش در شرایطی که اتفاق‌هایی خارج از کنترل رخ می‌دهند، با تمرکز بر واکنش‌های صحیح، بهترین نتیجه را از آن خود خواهند کرد.
رهبرانی که از این روش و اصل پیروی می‌کنند، پاسخ‌هایی برای هر مسئله‌ای که با آن مواجه می‌شوند دارند و بدین ترتیب حتی برای سخت‌ترین شرایط نیز می‌توانند نتایج مثبت و مؤثری به دست آورند.
کلام آخر
آیا می‌خواهید از حد یک مدیر معمولی به یک رهبر فوق‌العاده و مفید ارتقاء پیدا کنید؟ پس به تغییر دادن عادت‌های خود فکر کنید. برای این منظور باید تمرین کنید، بر اولویت‌بندی‌هایتان دوباره فکر کنید، سرعت را کاهش دهید و برای شرایط متفاوت واکنش‌های متفاوت داشته باشید.