برای انتقال دانش بین کارکنان چه تدبیری بیاندیشیم؟!
روش های نوین کاری در شرکت ها بخصوص برای هماهنگی با کارمندان نسل هزاره هنوز هم دستخوش تغییرات اساسی است. در حال حاضر اتوماسیون جایگزین یک سری از کارهای تکراری و معین اداری شده و اغلب برنامه های سنتی اداری حذف شده و تیم های IT برای پاسخگویی به نیازهای جدید در محیط کاری در هر جا و هر زمان و با هر مدل تجهیزاتی تحت فشار قرار می گیرند.
کارمندان دانش محور یا به عبارتی قشر جدید کارمندانی که برای انجام کارها با هم مرتبطند، چون به ارائه خدمات تحت وب خو گرفته انتظار دارند بتوانند این‌گونه تعاملات را به آسانی انجام دهند، مثلا می‌خواهند دستیابی به اسناد و مدارک در محل کارشان به راحتی باز کردن یک کتاب آنلاین باشد. این انتظارات خاص برای انجام آسان و سریع کارها توسط کارمندان نسل هزاره و کارمندان متولد دهه ۸۰ میلادی ایجاد شده است. در پنج سال آینده، سازمان‌ها و شرکت ها برای افزایش سرعت پردازش اطلاعات هماهنگ با این شیوه کاری پویا، نیاز به یک راه حل مناسب دارند. طبق آماری که انتشار داده شده از سوی موسسه BPW، سه چهارم نیروی کار جهانی تا سال ۲۰۲۰ از کارمندان نسل هزاره است. این نسل برخلاف نسل های پیشین شدیدا به فناوری دیجیتال وابسته هستند و در حال حاضر اکثر سیستم های مدیریت محتوای قدیمی به‌دلیل ضعف انطباق پذیری با کاربران، ناتوانی در نگهداری اطلاعات، عدم پشتیبانی برای به اشتراک‌گذاری سریع اطلاعات و تعاملات داخلی شرکت و عدم دسترسی از راه دور با شکست روبرو شده‌اند.
سیل اطلاعاتی که روزانه با آن روبروییم، یکی از بغرنج ترین مسائل در زندگی مدرن به حساب می آید و به نظر می‌رسد به جای افزایش بهره وری، موجب کاهش آن می شود. ابزارها یا گجت های دستی مانند تبلت، تلفن های هوشمند یا لپ تاپ‌هایی که هر روز هفته و بیست و چهار ساعته با آنها وقت می گذرانیم، به جای افزایش تمرکز، باعث حواس پرتی خواهند شد. بنابراین همه شرکت ها باید گردش اطلاعات خود را در ساده ترین شکل ممکن حفظ کنند. در غیر این‌صورت امکان دارد، با افزایش حجم اطلاعات و عدم رسیدگی به موقع به آنها، قسمتی از اطلاعات را از دست بدهند. طبق برآورد انجمن متخصصان اطلاعات AIIM سالانه حدود ۱۵ میلیارد پوند به بازیابی اسناد «گمشده» در محل کار اختصاص داده می‌شود. در حال حاضر برای پوشش حجم زیاد اطلاعاتی که در اختیار مدیران قرار دارد، تعداد ابزارهای فناوری اصلا مطرح نیست؛ بلکه زمان آن رسیده که به دنبال سیستم های ساده برای تبادل و اشتراک سریع اطلاعات باشیم. با الی گشت همراه باشید:
مطالب مرتبط: مدیر، کارمند و انتقال دانش کارمندان تان را با این روش ها ترغیب و تشویق کنید
اشتراک گذاری و مراقبت از اطلاعات
کارمندان با کار کردن در کنار همدیگر، به توسعه محصولات و ارائه خدمات بهتر، اجرای استراتژی ها، تصمیم های تجاری مناسب و افزایش درآمد یاری خواهند کرد. این همکاری به معنی کار کردن با همکاران، شرکا و سهامداران خارجی روی اسناد و مدارک، برنامه ها، گزارش ها و موضوعات دیگر تجاری به منظور اجرای یک پروژه است. اکثر افراد علاقه داشته که مشتاقانه در پروژه های مبتنی بر کار همکاری کنند. از هر ۱۰ کارمند، ۹ نفر به همکاری متکی بر اشتراک گذاری دانش اهمیت داده و از هر ۱۰ کارمند، ۸ نفر قبلا فناوری های مربوط به این نوع همکاری را به کار برده اند؛ این خبر خوبی است. ولی قسمت بد موضوع آنجا است که بیش از نیمی از این افراد از ابزار‌هایی که در اختیار آنها قرار داده شده راضی نبوده و این مساله با شکاف بین نسل ها بیشتر بروز می‌کند.
چه کاری می‌توان انجام داد؟
با مطالعات انجام شده، روشن است که کارمندان دانش محور برای انجام مفید و موثر کار خود نیازمند ابزار مناسب هستند. آنها با استفاده از گوشی های تلفن همراه، تبلت و لپ تاپ با همکاران خود به آسانی در خارج از ساعات کاری یا در خانه انش و اطلاعات را منتقل می کنند. بزرگ ترین مانع برای همکاری های دانش محور در محیط کاری مدرن، سیستم های سنتی به اشتراک گذاری فایل هستند که اجازه دسترسی به فناوری های هوشمند را نخواهند داد. اگر شبکه سازمانی بیش از حد محدودیت داشته باشد یا کار کردن با آن بسیار سخت باشد، کارمندان از شبکه های عمومی یا ایمیل های شخصی‌شان برای به اشتراک گذاری فایل ها استفاده می کنند.
بنابراین بدون کنترل های امنیتی و پروتکل های برقراری امنیت، هیچ چیزی نمی‌تواند مانع از دست رفتن اطلاعات شده یا از ارسال اشتباهی آن به افراد دیگر جلوگیری بعمل آورد؛ این موضوع منجر به چرخه ای به نام «نشت اطلاعات» شده که در آن حفظ و کنترل اطلاعات غیرممکن است. با دست به دست شدن اطلاعات در کانال های عمومی، شرکت به‌صورت بالقوه در معرض انواع تهدیدات از جمله از دست دادن اطلاعات حیاتی شرکت قرار می‌گیرد. راه حل ممکن این است که سیستم های به اشتراک‌گذاری انعطاف پذیر و پرسرعت با نصب پروتکل ارائه شوند به‌طوری‌که کاربران قابلیت داشته به آسانی با آنها کار کنند. کنترل و بررسی سیستم ها باعث اختلال و مانع تراشی نخواهد شد درعوض این ضمانت را خواهد کرد که اطلاعات حیاتی و حساس شرکت در معرض خطر قرار نخواهند گرفت. در پایان یادآور می شویم که با فراهم ساختن شرایط مناسب در محیط کار و استفاده از ابزارهای مدیریت محتوای پر سرعت با کارکرد آسان و در کنار آنها داشتن همکاری متکی بر اشتراک گذاری دانش، می توانید به‌طور نامحدود از پتانسیل بهره وری و خلاقیت کارمندان خود بهترین نتیجه را کسب کنید.