متدی ناکارآمد در مدیریت زمان با عنوان صفر کردن اینباکس
داشتن وسواس فکری در مورد صفر کردن تعداد پیغام‌های خوانده‌نشده بی‌اهمیت‌ترین چیزی است که زمان شما را در طول روز هدر خواهد داد. به‌طور کلی ۲ رویکرد اساسی برای مدیریت زمان وجود دارد. یکی از این رویکردها مفید است و می‌تواند کمک زیادی به شما در مدیریت زمان بکند؛ اما دیگری برخلاف تصور خیلی‌ها، تأثیر مفیدی در صرفه‌جویی در زمان ندارد. در ادامه با الی گشت همراه باشید.
رویکردی که مؤثر است: انجام دادن کارها بر اساس اولویت.
رویکردی که مؤثر نیست: انجام دادن همه‌ی کارهایی که در لیست انجام کار وجود دارد.
استیون کاوی و تونی رابینز نویسنده‌هایی هستند که در کتاب‌های خود از رویکرد اول زیاد صحبت می‌کنند. به‌عنوان مثال کاوی در کتاب ۷ عادت مردم بسیار موفق، کارهای روزانه‌ی مردم را به ۴ دسته تقسیم‌بندی می‌کند:
۱- مهم و ضروری
۲- مهم و غیر ضروری
۳- غیر مهم و ضروری
۴- غیر مهم و غیرضروری
در سیستم کاوی افراد موفق و مدیران کارآمد کارهای خودشان را دقیقا با همین اولویت انجام می‌دهند. زمانی که بتوانید کارهای ضروری اما غیر مهم را تشخیص بدهید و دیرتر به سراغ آن‌ها بروید، آنگاه می‌توانید زمان خود را به بهترین شکل مدیریت کنید.
سیستم مدیریت زمان رابینز مشابه کاوی است؛ با این تفاوت که اولویت لیست را به انجام کارهای مهم و غیرضروری می‌دهد. او معتقد است که این کار در زمان شما به‌شدت صرفه‌جویی می‌کند. اما او هم مانند کاوی معتقد است که کارهای غیر مهم باید از اولویت کمتری برخوردار باشند.
هر ۲ متد کاوی و رابینز، مدیریت کردن زمان را به دست خودتان می‌سپارد؛ نه اینکه دیگران برای شما تصمیم بگیرند که زمان خود را چگونه باید صرف کنید. مدیریت زمان بر اساس اولویت‌های دیگران و انجام دادن کارهایی که برای آن‌ها مهم است، باعث می‌شود کنترل زمان شما دست خودتان نباشد و در واقع کارهایتان بر اساس اولویت دیگران تنظیم شود.
افرادی که رویکرد دوم یعنی انجام دادن همه‌ی کارهای موجود در لیست انجام کار را پیشنهاد می‌دهند، افرادی هستند که بیشتر بر چگونه سریع انجام دادن کارها تمرکز می‌کنند؛ نه اینکه کارها را بر اساس میزان اهمیت اولویت‌بندی کنند و اینجا است که راه‌حل صفر کردن اینباکس مطرح می‌شود. صفر کردن اینباکس راه حلی برای مدیریت زمان است که در آن شما باید هر روز ایمیل‌های خوانده‌نشده‌ی خودتان را به صفر برسانید (چه از طریق باز کردن آن‌ها و خواندن و چه از طریق پاک کردن). به عبارت دیگر، متد صفر کردن اینباکس، زمان باارزش و انرژی ذهنی شما را برای اولویت هر شخص بیکاری که برایتان پیغام فرستاده است هدر می‌دهد و تنها فایده‌ای که برای شما دارد این است که به مدت ۳۰ ثانیه خیالتان راحت خواهد شد که هیچ پیغام ناخوانده‌ای ندارید.
چرا یک شخص باید حاضر باشد که این زمان و انرژی را روی ایمیل‌های خود بگذارد؟ در حالی که بهترین کار در مواجهه با یک اینباکس شلوغ این است که ایمیل‌های مهم را تشخیص بدهید، آن‌ها را بخوانید و بقیه را نادیده بگیرید. مهم نیست که هزاران ایمیل خوانده‌نشده در اینباکس خود داشته باشید؛ مهم این است که وقت و انرژی خودتان را برای پیغام‌های غیر مهم صرف نکنید و وقت خود را برای انجام دادن کارهای مهم‌تر بگذارید.
یاد بگیرید که زمان خود را به یک مرور مختصر و مدیریت پیغام‌های مهم اختصاص دهید. برای تسهیل کار خود می‌توانید با استفاده از فیلتر، ایمیل‌هایی را که از یک شخص خاص هستند یا موضوع خاصی دارند، در اینباکس خود مشاهده کنید و تنها آن‌ها را بخوانید. به عبارت دیگر، ایمیل‌های شما مانند حجم زیادی از اطلاعات هستند که با باز کردن توییتر در مرورگر شما نمایش داده می‌شوند و شما باید مطالب مهم را از مطالب غیر مهم جدا کنید. مطمئنا رویکردها و راه‌حل‌های دیگری نیز وجود دارند که در مدیریت زمان به شما کمک می‌کنند. تنها چیزی که باید به خاطر بسپارید این است که زمان شما بسیار باارزش‌تر از این است که صرف انجام کارهای بیهوده‌ای مانند خواندن ایمیل‌های غیر مهم شود.