پروژه ‌های ناتمام چگونه زنده می شوند؟

راهکارهایی برای هدایت درست پروژه

به ‌طور کلی مشکلات و موانع بسیاری هستند که باعث کندی پیشرفت و یا توقف یک پروژه و موجب می‌شوند تا پروژه‌ها ناتمام رها شوند بنابراین با مدیریت درست شرایط می‌توان این مشکلات را برطرف ساخت. خوشبختانه راه‌ های آسان و ساده ‌ای برای احیا و تکمیل پروژه ‌های ناتمام هست که با کمک آنها می ‌توان فعالیت ‌های ناتمام را با موفقیت تمام کرد.  در اینجا توصیه ‌های ده گانه‌ ای برای به کاربستن این راه‌ها آمده است. در ادامه با الی گشت همراه باشید.

• استفاده از ابزار‌های مدیریت پروژه

مطالب مرتبط:
چهار روش برای تمرکز مدیریتی
۳ راه برای افزایش مهارت‌ های مدیریتی

در برخی موارد پروژه‌ها به خاطر بی نظمی امور و عدم تعریف شفاف اهداف و مسائل به توقف می‌ رسد. در چنین مواردی استفاده از نرم ‌افزار‌های مدیریت پروژه می ‌تواند به مدیران در مدیریت و کنترل ابعاد مختلف و پیچیده پروژه ‌ها به ‌ویژه پروژه ‌های بزرگ یاری رسانده و در نهایت نیز پایان رسیدن موفقیت آمیز پروژه ‌ها را ضمانت می سازد.

• کنترل مداوم میزان پیشرفت پروژه

آسان ‌ترین راه برای نگه داشتن یک پروژه روی ریل حرکت و پیشرفت، کنترل مداوم و سنجش دقیق مراحل مختلف آن است که از طریق برقراری ارتباط مستمر با کلیه اعضای تیم اجراکننده پروژه امکان ‌پذیر می‌شود. آگاهی دادن و ملزم ساختن پیوسته افراد به انجام وظایف محوله باعث می‌شود تا آنها عمل به وظایف خود را در کانون توجه و برنامه ‌ریزی‌های روزمره خود قرار دهند. پر واضح است که اگر چنین نشود و خود مدیران برای اجرایی شدن درست و به موقع فعالیت‌ها حساس و پیگیر نباشند خیلی از کارها و فعالیت‌ها یا انجام نمی‌شود و یا ناقص و نیمه تمام می ماند

• ایجاد هیجان

آیا تاکنون در شرکتی کار کرده‌ که کارکنانش اهمیتی به ضرب‌الاجل‌ ها و رعایت زمان ‌بندی فعالیت‌ها نداشته باشند؟ واقعیت آن است که عدم توجه افراد به مولفه زمان و اهمیت و ضرورت‌های یک پروژه، مانعی جدی و تهدیدکننده برای اجرای موفقیت ‌آمیز و اتمام به  موقع پروژه‌ ها به شمار می آید. پس مدیران نباید بگذارند که روحیه بی ‌تفاوتی نسبت به پروژه ‌ها و برنامه‌ ها بر کارکنان مستولی شود.

• استفاده از مشارکت تمام اعضای تیم تان برای احیای پروژه‌ های نیمه تمام

یکی از بهترین راه ‌ها برای احیای پروژه ‌ای که نیمه تمام رها شده است برگزاری یک جلسه هم اندیشی و مشکل گشایی با کلیه اعضای تیم و آگاهی یافتن از نظرات و پیشنهادهای آنهاست. این کار علاوه ‌بر اینکه باعث افزایش و تنوع اید ه‌ها و ابتکارات درون تیمی می‌شود موجب بیشتر شدن روحیه مشارکت و علاقه ‌مندی اعضای تیم در فرآیند اجرای پروژه خواهد شد.

• امکانات و منابع بیشتری را برای اتمام پروژه اختصاص دهید

اگر پس از بررسی‌ های همه جانبه به این نتیجه دست یافتید که عامل اصلی ناتمام ماندن پروژه شما کمبود منابع و امکانات بوده است حتما پیش از احیای آن برای فراهم آوردن امکانات و منابع کافی اقدام بعمل آورده و اگر نتوانستید این امر را به تحقق برسانید اصلا به سراغ شروع مجدد پروژه نروید چرا که دوباره با توقف و کندی کار روبرو می شوید.

• شناسایی موانع و برطرف ساختن آن

سوال اساسی در مورد یک پروژه ناتمام این است که چه عواملی باعث ناتمام ماندن پروژه در گذشته شده‌ و این موانع را چگونه باید رفع کرد؟ بنابراین حتما باید زمان و انرژی قابل توجهی را برای شناسایی دقیق ریشه ‌ها و مشکلات موجود بر سر راه اتمام موفق فعالیت ‌ها گذاشت و چه بهتر که این کار را خارج از چارچوب‌ های دست و پاگیر بوروکراتیک انجام داد.

• فراهم ساختن مجموعه ‌ای کامل و قوی از مهارت‌ ها و توانمندی ‌های مورد نیاز

چنانچه پروژه‌ای به خاطر نبود تخصص‌ های کافی و کامل تعطیل شده پیش از شروع دوباره آن برای فراهم ساختن تیمی برخوردار از کلیه تخصص‌ ها و توانایی‌ های مورد نیاز برای اجرای موفق و مقتدرانه فعالیت‌ها اقدام کنید و اگر نتوانستید بخشی از کار را برون ‌سپاری کنید.

• به کار بستن روش ‌های جدید

شما نباید منتظر بود که با استفاده از همان روش ‌های پیشین بتوانید پروژه ناتمام یا شکست خورده قبلی تان را این بار با موفقیت اجرا کنید. پس باید جور دیگر مشاهده و عمل کنید و با تجدید ساختار و تغییر روش‌های ارتباطی و عملیاتی، کارها را به شکل دیگری انجام داده تا به موفقیت و کامیابی حداکثری دست پیدا کنید.

• ساده کردن کارها تا حد امکان

آیا پروژه ناتمام مانده شما به خاطر پیچیدگی‌ های فراوان و سردرگمی افراد در مورد وظایف و مسوولیت‌های به پایان نرسیده است؟ اگر پاسختان به این پرسش مثبت است پس حتما باید در راستای ساده ‌تر کردن فرآیند‌ها و کاستن از مراحل و پیچیدگی‌های کار اقدام بعمل آورده تا به اطمینان برسید که همه کارکنان و اعضای تیم دارای درک و شناخت درست و شفافی از شرح وظایف و مسوولیت ‌های خود هستند و می‌توانند به تکمیل به موقع و مطلوب پروژه یاری رسانند.

• اطمینان از شفافیت و روشنی اهداف و برنامه‌ ها

جمله معروفی است که می‌گوید «برای کشتی بدون هدف و مقصد، هیچ بادی باد موافق نیست». واقعیت آن است که هیچ چیزی به اندازه سردرگمی و ابهام در مورد اهداف، برنامه‌ها، دیدگاه‌ها و نقش‌ها نمی‌تواند اجرای یک پروژه را مختل و ناتمام کند. پس در جهت شفاف سازی حداکثری گام‌های اساسی بردارید.