سخنران قدرت ارتقا بخشیدن به مطلب یا نابود کردن آن را دارد، ضمناً سخنران باید به عنوان مدیر صحنه، توانایی های بالقوه خود را به گونه ای نشان دهد که مخاطب را تشویق کند و الهام بخشد، نه آنکه او را گیج و مبهوت و از موضوع منحرف سازد.
به هر حال در ارائه سخنرانی پنج عامل انسانی نقش اساسی دارند و لازم است مورد عنایت خاص قرار گیرند: نگاه، صدا، بیان، ظاهر و نحوه ایستادن.
در نطق سه چیز مهم است و این ها عبارتند از شخصیت خود ناطق، نحوه ایراد نطق و مطلب نطق، در بین این سه عامل آنکه اهمیتش از همه کمتر است، آخری است.
تماس چشمی در سخنرانی
کلید نفوذ در روح نگاه است. بنابراین، نخستین و مهم ترین سلاح مطمئن ساختن مخاطب از صداقت، شفافیت و وثوق سخنران در طرح مطالب نگاه اوست. البته ممکن است این سلاح به نحوه غلط هم به کار رود. ولی آنچه انکار ناشدنی است قدرت نگاه است.
بسیاری از سخنرانان توجهی به شنوندگان ندارند یا نگاهشان به سر آن ها دوخته شده و یا به کف اتاق می نگرند گویی آنان با نفس خودشان گفت و گو می کنند! رابطه ای بین شنونده و ناطق وجود ندارد و بین آنان چیزی رد و بدل نمی شود. این طرز سلوک یک گفت گوی عادی و معمولی را هم بی مزه می کند، چه برسد به یم سخنرانی تأثیر گذار.
تماس چشمی به طور نسبی در چند گونه تعامل نقش بازی می کند. این نقش از این نظر نسبی است که تحت تأثیر فرهنگ ها متفاوت است. تحقیقات نشان داده در برخی جوامع امریکا، اروپا و استرالیا تماس چشمی را به عنوان عامل و شاخصی برای اهدافی چون جذب دیگران، به دست آوردن اعتبار، نشان دادن بی ریایی، متقاعد سازی دیگران و اثبات توجه به سخن دیگران به کار می برند. در مقابل در برخی فرهنگ های آسیایی، امریکای لاتین و اروپای شرقی افراد را از تماس چشمی در موقعیت های خاص منع می کنند.
وقتی سخن می گویید، مخاطبان با نگاه خود بازخورد حرف های شما را منعکس می کنند. بنابراین وقتی به آن ها نگاه می کنید، این بازخورد معنادار را هم برآورد کنید.
جانمایی سخنران و گروه
شنوندگان را در یک نقطه جمع کنید. هیچ گروهی را در موقعی که پراکنده است به آسانی نمی تواند تحت تأثیر قرار داد. هر فرد موقعی که جزو گروهی است، به چیزهایی خواهد خندید و برایشان کف دست خواهد زد که اگر تنها و منفرد در یک گروه پراکنده در یک اتاق باشد، روی موافق نشان نداده حتی به مخالفت خواهد پرداخت.
شاید این کار در شغل راهنمایان گردشگری یکی از پر تکرارترین کارها باشد که در هر جاذبه چند بار مجبور به جانمایی گروه هستند و در هر روز چندین جاذبه را می بینند. برای اینکه نکاتی که راهنما می گوید به خوبی فهم شود، باید نکات زیر را در جانمایی گروه به خاطر سپرد:
- محل قرار گیری گروه نباید راه را بند بیاورد.
- محل قرار گیری گروه باید امن باشد.
- اگر اعضای گروه می خواهند حلقه ای به دور شما تشکیل دهند مراقب باشید کسی در پشت سر شما نباشد. زیرا در این صورت تماس چشمی را از دست خواهید داد.
- بهتر است بین شما، مخاطبان و شیئی که می خواهید توضیح دهید یک مثلث تشکیل شود تا همه گروه شیء را ببینند و شما هم بتوانید با نگاه کردن به اشیاء جزئیات لازم را به خاطر بیاورید.
- هرگز نباید نور مستقیم در چشم گروه بتابد.
- شما نباید از عینک آفتابی استفاده کنید، پس بهترین حالت این است که نور از یک سمت به شما و گروه بتابد تا چشم هیچ کدام را خسته نکند.
- هرگز به گروه و مخاطبان پشت نکنید.
- سعی کنید نور به شما بتابد. در این صورت چهره شما جذاب تر به نظر خواهد رسید و همچنین امکان لب خوانی برای کسانی که شنوایی کمی دارند، فراهم می شود.
طرح سؤالات و پاسخگویی به سؤالات
معمولا در انتهای سخنرانی ها زمانی را برای پرسش و پاسخ اختصاص می دهند. در این پرسش و پاسخ ها، نکات ابهام انگیز ذهن مخاطبان بر طرف می شود. صمیمیت ایجاد شده امکان سفارش سخنرانی های بعدی را بالا می برد.
نکات زیر را در پاسخ به همه سؤالات به خاطر داشته باشید:
- اگر در انتهای سخنرانی، طرح سوال نیز پیش بینی شده است، وقتی سوال مطرح شد باید برای دادن جواب مناسب به آن زمان کافی در نظر گرفت. نباید بلافاصله پس از مطرح شدن سوال، اولین چیزی را که به ذهن می رسد به پرسشگر تحویل دارد.
- سخن پرسشگر را قطع نکنید و کل مطلب او را کامل گوش کنید. قبل از آنکه پاسخ دهید، سوال را کامل بشنوید تا موضوع را کاملاً دریابید و بعد پاسخ دهید.
- مکث کنید یا سوال را تکرار کنید. مکث باعث تمرکز شده و با تکرار، سوال را درک می کنید و باعث می شوید اگر کسی سوال را متوجه نشده بود سوال را بداند.
- برای همه مخاطبان اعتبار برابر قائل شوید و هر پرسشگر را با کلمات تعارف آمیز خرسند کنید و از سوالات آنها تشکر کنید.
- هنگام پاسخ، صادق و شفاف سخن بگویید، اگر پاسخ سوال را نمی دانید سعی نکنید جواب نادرست بدهید و یا صورت مسئله را پاک کرده یا تغییر دهید. بگویید: «نمی دانم» و اضافه کنید: «پس از اینکه جواب آن را به دست آوردم، به شما خواهم گفت».
- با پرسشگر جدل نکنید. وقتی از ظواهر امر احساس کردید پرسشگر قانع شد، به سوال بعدی بپردازید. اگر پرسشگر پاسخ شما را به چالش کشاند و به منظور خود اصرار دارد با او وارد درگیری لفظی نشوید، بلکه مؤدبانه لبخند بزنید و به طور مثل بگوئید: «بله این هم نظری است» یا «لطفاً به من منبعی را که این مطلب را از روی آن می گویید معرفی کنید تا مطالعه کنم» و به بحث خاتمه دهید.
- اگر کسی سؤالی نکرد، خود سخنران بعد از سخنرانی بگوید: «مکررترین سوالی که می شود این است…»
- نگاه کنید. در ابتدا به کسی که سوال کرده نگاه کنید ولی نه به صورت مدام؛ افراد دیگری نیز در سالن حضور دارند.
- جواب کوتاه و دقیقاً منطبق با موضوع بیان کنید. حتی اگر لازم باشد، جواب را بله و نه بگویید.
- پرسش و پاسخ با یک نفر نباید طولانی باشد به نحوی که وقت بقیه حضار را بگیرد.
- در سخنرانی های معمولی از پاسخ به سوالات شخصی، سیاسی و مذهبی بپرهیزید و وارد بحث نشوید.
- از آنجا که معمولاً قسمت سؤال و جواب محدودیت زمانی دارد، یکی از راه های ارزیابی مهارت سخنران، توانایی او در سوق دادن پایان این بخش به نتیجه گیری است.
مواجهه با بحران
هر قدر هم در سخن گفتن ممارست کرده باشید، همیشه در ابتدای سخنرانی دست و پای خود را قدری گم می کنید، ولی این حالت فقط تا چند ثانیه بعد از آنکه از جای خود برای سخنرانی بر خاسته اید، دوام دارد و پس از آن کاملاً ناپدید خواهد شد.
- همیشه موارد و مطالبی را که برای سخنرانی انتخاب می کنید بیشتر از آن باشد که قصد استفاده از آن را دارید تا چیزی برای گفتن کم نیاورید و با شکست مواجه نشوید.
- ممکن است لوازم صوتی و تصویری قطع شود، در این شرایط آرامش خود را حفظ کنید و انتظار خود را به صورت واضح از مخاطبان بیان کنید و از آنها بخواهید با سکوت خود شما را همراهی کنند. در همه حال آرامش را حفظ کنید. تسلط امور را در دست داشته باشید.
حذف تیک های رفتاری و گفتاری
موانع گفتاری و دیداری را برطرف کنید؛ مانند کارهایی که یا نشانه عصبی بودن است و یا ناخودآگاه انجام می شود؛ وقتی سخنران کلمه ای را اشتباه تلفظ می کند، متوجه می شود، اما به کارهایی که هنگام سخنرانی می کند توجهی ندارد؛ چون آن ها را ناخودآگاه انجام می دهد. بهترین کار این است که از سخنرانی خود فیلم تهیه کند و آن را ببیند. هنگام بررسی باید این مسائل را در نظر داشته باشید: طرز ایستادن، حرکات و سکنات کلی بدن و سر، حرکات اندام ها، حرکات اجزای صورت و مسیر نگاه.
مرحله بعدی تلاش برای رها شدن از حرکات ناسازگار با موضوع سخن است. بعد از آنکه فیلم سخنرانی خود را تهیه کردید، آن را چند بار به ترتیبی که گفته می شود، نگاه کنید و حرکات اضافی خود را، که موجب حواس پرتی است، یادداشت کنید. بار نخست فیلم را با صدا تماشا کنید و توجه کنید آیا به طور کلی سخن شما با حرکاتتان هماهنگ هست یا نه. بار دوم فیلم را بدون صدا تماشا کنید و حرکات اضافی خود را یادداشت کنید. بار سوم فقط به صدای فیلم گوش کنید تا بدانید مردم چگونه صدای شما را می شنوند و ایرادات کلامی خود را یادداشت کنید. بار چهارم از اعضای خانواده یا دوستان صمیمی خود درخواست کنید که فیلم را تماشا کنند و عیب و ایراد های آن را بگویند.
در پایان فهرست حرکات ناخواسته شما مشخص خواهد شدد و در سخنرانی بعدی سعی کنید از تکرار آن ها بپرهیزید.
تیک های گفتاری یا تیکه کلام ها عباراتی هستند که ناخودآگاه بر زبان شما جاری می شوند و در حقیقت پناهگاه ذهن شما میان دو جمله هستند. با دوستان و خانواده مشورت کنید و از آنها بخواهید که تکیه کلام شما را شناسایی کنند و در حالت محاوره ای عادی هرگاه ناخواسته از آن ها استفاده کردید به شما تذکر بدهند. کم کم خود را عادت دهید که به جای تکیه کلام، سکوت کنید و همچنین سرعت کلام خود را پایین بیاورید تا ذهن شما فرصتی برای ساختن مفهوم بعدی داشته باشد.