در رفتارتان بیشتر دقت کنید.
شاید سخت ترین کاری که در یک گفت و گوی دشوار باید آن را انجام داد، آماده کردن گوش و یا گوش هایی برای شنیدن است. البته این موضوع یک طرفه نیست و همان طور که شما به دنبال گوش شنوایی برای صحبت هایتان می گردید، باید در زمان خودش نیز گوش شنوایی برای طرف مقابل هم باشید.. در اینجا برای رسیدن به این مهم به ذکر چند راهکار می پردازیم، پس در ادامه با الی گشت همراه باشید.
انجام کار درست
مطالب مرتبط: انگیزه کارمندانتان را تقویت کنید تبدیل شدن به رهبری کار بلد، چطور و چگونه؟!
دوری کلارک به عنوان نویسنده مجموعه «بازخلق خویشتن» اعتقاد دارد که افراد باید در زمان مناسب اشتباهات خود را قبول کنند. کلارک می‌گوید: «اینکه از همکار خود یک هیولا بسازیم کار آسانی است، اما قطعا خود شما هم در بروز نتیجه نامطلوبی که حاصل شده، نقش دارید. قبول کردن اشتباهات خود باعث ایجاد مسوولیت پذیری در هر دو طرف شده و احتمال اینکه طرف مقابل هم به اقدامات اشتباه خود پی ببرد، افزایش می یابد.»
مراقب کلماتی که بکار می برید، باشید
گاهی اوقات امکان دارد، با وجود داشتن حسن نیت، موضوع را در شرایط بدتری قرار دهید. گاهی اوقات نیز بالعکس امکان دارد، بتوانید عباراتی را استفاده کنید که طرف مقابل را از عصبانیت محض به آرامش و راحتی برساند. در اینجا به ذکر عباراتی پرداخته که با کمک آن می توانید به اطمینان رسیده که صدایتان شنیده می شود:
– «آیا شما این موقعیت را به شکل متفاوتی مشاهده می کنید؟»
– «این چیزی است که من فکر می کنم.»
– «نظرات من بر مبنای فرضیه های زیر است.»
– «آیا در استنباط من مواردی نادیده گرفته شده است؟»
– «دلیل اینکه من به این نتیجه گیری رسیده ام این است که…»
– «دوست دارم پاسخ شما را به آنچه اکنون گفتم بشنوم.»
بعضی قوانین پایه ای هست که اگر آنها را دنبال کنید می‌توانید طرف مقابل را با خود همراه سازید. البته باید همواره از خطاب کردن آن شخص با نام و همچنین اشاره با انگشت اجتناب کنید. هالی ویکس، به عنوان نویسنده مجموعه «شکست در برقراری ارتباط» می‌گوید: «زبان شما باید ساده، شفاف، مستقیم و خنثی باشد.» در ضمن به خاطر احساسات خود معذرت‌خواهی نکنید. بدترین کاری که می‌توان انجام داد این است که از طرف مقابل بخواهید با شما همدردی کند. از به کار بردن چنین عباراتی جدا بپرهیزید. «احساس خیلی بدی دارم که این را بگویم» یا «این کار برای من واقعا سخت است» چراکه شما با این کار تمرکز را از خود مساله و نیازمندی تان دور می سازید.این کار می تواند حتی باعث شود طرف مقابل خود را ملزم بداند کاری کند که شما قبل از ادامه صحبت خود احساس بهتری داشته باشید؛ در حالی که این کار برای او هم سخت است.لیان دیوی، نویسنده کتاب: الهام بخش تیم خود برای رشد باشید، با آنها کنار بیایید و کارها رابه انجام رسانید» در مورد آنچه می‌گویید به دو قانون جدید می پردازد:
بگویید «و» نگویید «ولی»
زمانی که مخالف نظر کسی هستید، نظر مخالف خود را با «و» بگویید. اگر شما درست می‌گویید، دلیل نمی‌شود که طرف مقابل دچار اشتباه شده است.اگر از گفته طرف مقابل خود تعجب کرده اید، با گفتن «ولی این درست نیست» عکس‌العمل سریع نشان ندهید. فقط نظر خودتان را بیفزایید. دیوی پیشنهاد می کند چنین عباراتی را بکار ببرید «شما فکر می‌کنید بهتر است بودجه را صرف برگزاری گردهمایی مشتریان کنیم و من نگران این هستم که شاید این بودجه بیشتر برای آموزش کارکنان، مورد نیاز باشد. انتخاب های ما چیست؟» این کار باعث می‌شود همکارتان در فرآیند حل مساله درگیر شود واین امر به جای آنکه باعث مجادله شود، به همکاری بیشتر می انجامد.
بهره گیری از گمانه زنی
مخالف بودن، احساس چندان خوشایندی به همراه ندارد پس تلاش نکنید با همه نظرات طرف مقابل مخالفت کنید. در عوض، همان طور که دیوی می‌گوید از ایجاد انواع فرضیه ها استفاده کرده تا او بتواند موقعیت را تصور کند. دیوی می‌گوید: «تصور کردن نقطه مقابل دفاع کردن است و باعث می‌شود ذهن فراتر از چارچوب خود به پرواز در بیاید.» او این مثال را پیشنهاد می دهد: «من نگرانی شما را درباره داشتن فروشنده های مناسب به منظور راه اندازی این پروژه شنیدم. اگر بتوانیم افراد مناسب را داشته باشیم، … این پروژه چه شکلی می شود؟»
حواستان به زبان بدنتان باشد
بسیاری از افراد بدون آنکه خودشان بدانند، پیام های غیرکلامی را به دیگران منتقل می سازند. آیا شانه هایتان را پایین می اندازید؟ چشم هایتان را می گردانید؟ با خودکارتان ور می‌روید؟ طی یک گفت وگو به حالت های صورت، بازوها، پاها و کل بدن خود توجه داشته و مراقب حسی که به طرف مقابل انتقال می دهید، باشید. همین کار را در مورد طرف مقابل نیز انجام دهید. اگر حالت های غیرکلامی او پیام متفاوتی نسبت به آنچه می گوید می‌رساند، از او درباره این موضوع بپرسید. به عنوان مثال می‌توانید بگویید: «من شنیدم که شما گفتید با این روش موافقید. اما به نظر می رسد شاید نگرانی هایی داشته باشید. آیا همین‌طور است؟ فکر می‌کنید می خواهید درباره آن حرف بزنید؟»
تغییر رویه گفت وگو
گاهی اوقات با وجود کمال حسن نیت شما و زمان زیادی که برای آماده شدن جهت گفت وگو گذاشته اید، اوضاع آن‌طور که توقع داشته پیش نمی‌رود. نمی توانید از طرف مقابل خود انتظار داشته باشید که بحث را دقیقا همان طور که شما دنبالش هستید ادامه داده و اگر مساله از کنترل خارج شد، بر اعصاب خود مسلط باشید و آرامش خود را از دست ندهید. یک نفس عمیق کشیده، از لحاظ ذهنی خودتان را از بحث خارج کنید گویی یک پرنده روی دیوار هستید، و از لحاظ عینی و بدون پیش فرض یا قضاوت فکر کنید که چه اتفاقی در حال رخ دادن است. می‌توانید در ذهن خود برای خودتان توضیح داده که چه اتفاقی افتاده است: «او چندین بار سعی کرده است به اتفاق دیروز اشاره کند که با اعضای تیمش بلند صحبت کردم. هر وقت می‌خواهم مسیر گفت وگو را از آن جهت برگردانم و به مسائل پیش رو اشاره کنم و دیگر بر گذشته تمرکز نداشته باشم، او باز هم همان موضوع را پیش می‌کشد» سپس مشاهدات خود را در حالی که آرام هستید، مورد بررسی قرار دهید. یک روش متفاوت را مطرح کنید. مثلا بگویید «اگر فکرمان را روی هم بگذاریم شاید بتوانیم از این مساله رد شویم. آیا شما نظر خاصی دارید؟»