مدیریت زمان: کار بشتر در زمان کمتر با حداقل استرس

در عصر حاضر که شرکت ها به دنبال کوچک سازی و کاهش هزینه ها هستند و برای اثربخشی بیشتر تلاش می کنند، برای افزایش بهره وری با ابعاد و اندازه های مختلف از کارکنان خود می خواهند که وظایف بیشتری به عهده بگیرند و انجام دهند.
آیا شما هم برای انجام وظایف خود زمان زیادی را صرف می کنید و کار شما طولانی است؟ چنانچه جواب مثبت است، شما ممکن است به دنبال راهی بهتر باشید تا در زمان کمتر کار بیشتری انجام دهید و استرس خود را کمتر کنید.
می دانیم که نمی توانید ساعات بیشتری را در روز خلق کنید اما در عوض می توانید یاد بگیرید که چطور از آنها بهینه استفاده کنید. این نکات راهنمای شما است تا بهتر از قبل کار کنید.
۱. کدام سیستم مدیریت زمان بهتر کار می کند؟
زمانی که شغل و وظیفه شما این است که از پنهان ماندن و فراموش شدن موارد مختلف جلوگیری کنید، یک سیستم مدیریت زمان خوب می تواند به کمک شما بیاید و آن سیستمی است که فقط برای شما جواب می دهد نه همه!
اخیرا سو شلنبارگر، یکی از نویسیندگان مجله وال استریت، بهترین روشهای ممکن را برای یک آزمون رانندگی به کار گرفت و هر روش را برای یک هفته آزمایش کرد. یکی از این روشها، GTD نام دارد. هدف آن این است که تمام پروژه ها و وظایفی که در اطراف ذهن شما پراکنده شده است را در یک سیستم سازمان یافته احاطه کند و شما آن را هر هفته به هنگام کنید. در تئوری، این سیستم شما را قادر می سازد تا قدم بعدی را زودتر تشخیص دهید و تمام پروژه ها را همزمان به جلو ببرید.
چطور شروع کنید: هر هفته ذهن خود را جارو کنید. یعنی همه کارهایی را که باید انجام دهید، می خواهید انجام دهید و یا آرزوی آن را دارید، بنویسید. سپس بر اساس قدم های بعدی یک «فهرست عمل» و یک «لیست یادآوری کننده» داشته باشید. تقویم روزانه شما برای ضروری ترین گزینه ها استفاده خواهد شد. همه موارد دیگر بر روی یک نقشه «جریان کار» نشان داده خواهد شد. برای این سیستم باید زمان صرف کنید.
۲. تقویم خود را احیا کنید … همینطور زندگیتان را …
استیور رابینز که بخاطر مقاله هایش درباره ماکسیمم کردن خلاقیت معروف شده است، درحال جمع آوری مجموعه ای درباره مدیریت زمان و نوآوری است. رابینز این ۴ اصل ساده و در عین حال ظریف را پیشنهاد می کند:
• بر اساس هدف زندگی کن.
• تکنولوژی را به تسخیر خود درآور.
• کلمه «مرتب» را با «سازمان یافته» اشتباه نگیر.
• با استفاده از قانون ۸۰/۲۰ (اصل کارنو) اولویت بندی کن.
۳. سه راه برای موفقیت بیشتر در زندگی
رابینز سیستمی را ارائه کرده است که به شما کمک می کند تمرکز خود را حفظ کنید و در زمان کمتر کار بیشتری انجام دهید. روزهای خود را به ۳ دسته تقسیم کنید: ۱- Focus (تمرکز) ۲- Admin (کار) ۳- Spirit (تفریح)
• لازمه روزهای Focus تاکید قوی بر هسته اصلی کارتان می باشد. شامل بخشهای استراتژی، ارزیابی کارکنان و غیره
• روزهای Admin اغلب شامل مضامین متفاوتی می باشد، اما انواع وظایف مشابه و روتینی مانند امضای کاغذها، پاسخگویی تماسهای تلفنی و ارسال پیام ها در آن انجام می شود.
• روزهای Spirit، روح شما را تغذیه می کند. این روزها را برای دوستان، خانواده و مطالعه قرار دهید. ما به این روزها «آخر هفته» می گوییم.
۴. از Outlook برای برنامه ریزی پروژه های خود استفاده کنید.
بیشتر مردم برای مدیریت پروژه های خود نرم افزار خاصی ندارند. به خاطر همین از آن چیزهایی که از روی دسکتاپ خود به آنها دسترسی دارند استفاده می کنند. یک ابزار خوب برای این منظور برنامه Outlook از شرکت Microsoft است.
این برنامه این امکانات را برای شما فراهم می کند:
• دسته بندی وظایف
• تنظیم تاریخ و زمان شروع و پایان پروژه
• اضافه کردن وظایف جدید
• وظایف مربوط به «طوفان فکری»
۵. آیا شما سعی می کنید که کوچکترین جزئیات را نیز مدیریت کنید؟
شما به عنوان یک مدیر باید خود را درگیر فعالیت های کارمندان خود کنید اما مدیریت کوچکترین جزئیات اثر منفی دارد و به ضرر شما تمام می شود. آیا می دانید چه زمانی این درگیری مثبت به پایان می رسد و شما درگیر «مدیریت جزئیات» می شوید؟ زمانی که شما خیلی عمیق به روند کاری یک کارمند نزدیک شوید و این امر نتیجه عکس خواهد داد و زمان شما را هدر می دهد.
برای اینکه بدانید «مدیر جزئیات» هستید یا خیر، پرسش های زیر را بخوانید. اگر جواب شما به اکثر این پرسش ها بله است، شما یک «مدیر جزئیات» هستید.
• درباره اینکه چطور یک وظیفه یا کار باید کامل شود، دستورهای زیاد و جزیی می دهید؟
• به این فکر می کنید که کارمندان در حال انجام چه کاری هستند و اینکه آیا می توانند زمان خود را بهتر سپری کنند؟
• پیشنهاد یک کارمند را رد می کنید، به این دلیل که این راهی نیست که شما برای انجام یک وظیفه انتخاب می کنید؟
• ناراحت می شوید وقتی که از یک کارمند شایسته یک اشتباه کوچک سر بزند؟
• نگران هستید که یک کار مهم و کلیدی درست انجام خواهد شد یا خیر؟
• می بینید که کارمندان برای سوالاتی به سمت شما می آیند که باید جواب آن را بدانند؟
• ناراحت می شوید وقتی شخصی از شما می پرسد که «چرا» باید وظیفه یا کاری انجام شود؟
۶. مدیریت وقفه ها: یک کلید برای صرفه جویی در زمان
وقفه ها واقعیت زندگی روزانه یک مدیر هستند. توانایی مدیریت آنها عیاری برای محک زدن مدیریت زمان شما است. برای اینکه بتوانید وقفه های غیر ضروری را کم کنید و آنها را به حداقل برسانید این نکات را رعایت کنید:
• اگر سیاست شما این است که درب اتاقتان باز باشد، اجازه ندهید که از این روش سوء استفاده شود.
• افراد را درجریان بگذارید که چه زمانی نمی توانید کارتان را متوقف کنید.
• کارمندان را تشویق کنید که خودشان تصمیم بگیرند.
• با سیاست ظاهر دفتر خود را بچینید.
• وقتی که یک مراجع کننده بدون اطلاع وارد می شود، از جای خود بلند شوید.
• یاد بگیرید که چطور خود را از وقفه های نا مرتبط معاف کنید.
• از سکوت به عنوان یک اسلحه استفاده کنید.
۷. قدم هایی برای افزایش بهره وری جلسات و ملاقات ها
• هرگز برای یک جلسه، بیشتر از ۹۰ دقیقه زمان در نظر نگیرید.
• موضوع جلسه را روز قبل برای افراد ارسال کنید.
• شما برای همه موارد و موضوعات، به یک خلاصه نیاز خواهید داشت.
• شخصی را به عنوان «وکیل مدافع شیطان» انتخاب کنید؛ یعنی شخصی باشد که با هر ایده ای مخالفت کند.
• در جلسه، نامه، نظرات و انتقادات افراد را جمع آوری کنید.
• ۸۰% کار خود را قبل از جلسه انجام دهید.