طرح چیست و چگونه باید آن را مدیریت کرد؟

همه جور طرح وجود دارد طرحهایی هستند که محصولات جدید تولید می کنند یک برنامه بازاریابی را پیاده می کنند.

یک ساختمان اداری بزرگ می سازند ، مدل یک خانه را تغییر می دهند چمن کاری و محوطه سازی می کنند، واکسن جدید می سازند با توجه به تنوع بی پایان طرحها ، مدیریت طرح تقریباً تخصصی جامع و فراگیر است متداولترین تعریف پذیرفته شده طرح ذیلاً بیان میشود. در ادامه با الی گشت همراه باشید.

مطالب مرتبط:
الگوی تغییر چیست و چگونه؟
از اجرای استراتژی تا سازماندهی برای اقدام

طرح کاری است برای یک باربا مقاطع آغازوپایان مشخص اهداف.محدوده و(معمولاً)بوسیله مشخص روشن.

واژگان مهم این تعریف عبارتند ازبرای یک بار،مقا طع آغازوپایان مشخص ،بوسیله واهداف ومحدوده با این حساب،طرح ازفعا لیتهای مکررهمچون تولید،نظم وسازمان بخشی،امثال اینها متناسب است

تعریفی که آقای دکترجی.م.جوران کارشناس کیفیت ارایًه شده است به اعتقاد اوطرح مساًله ای است که حل آن زمان بندی می خواهداین بدان معناست که هدف ازاجرای طرح همواره آن است که مشکل ومساًای رابرای سازمان موردنظرحل کند اهمیت این تعریف درآن است که ما را مجبورمیکند به حل مشکلات ومسایًل اذعان کنیم.

مدیریت طرح چیست؟

مدیریت طرح عبارت است از برنامه ریزی ، زمان بندی ، کنترل فعالیتهای طرح برای تحقق اهداف عملکرد ، هزینه و زمان ، در محدوده کاری معین با استفاده کار آمد و سودمند از منابع به این اهداف pet که مخفف کلمه  Time و Performance می گویند به اهداف فوق معمولاً اهداف خوب و سریع و ارزان هم می گویند .

این واژه های رنگین و شوق انگیز همان طور که در شکل بالا نشان داده شده است عصاره آنچه را باید مدیر طرح به آن نائل شود نشان می دهند .

آخرین جمله تعریف فوق واقعاً پر بار است . سه هدف مورد نظر باید با استفاده کار آمدوسودمندازمنابع تحقق یابند نکته مهمی در مدیریت طرح است که در عین حال اغلب اوقات نادیده گرفته می شود  هر سازمانی منابعی محدود دارد و اگر مدیر طرح با مسا له اختصاصی منابع به نحوی موفقیت آمیز نپردازد آن سازمان موفق نخواهد بود . تجربه نشان داده است که در بسیاری موارد ناتوانی در تمشیت و مدیریت مناسب و مقتضی منابع یکی از متداولترین علل شکست طرح است .

خوب ، سریع ، ارزان – دو تا را انتخاب کنید .

رابطه بین این چهار متغییر در معادله زیر ارائه می شود :

(S , T ,P) =C

به عبارتی معادله می گوید که هزینه تابعی است از عملکرد ، زمان و محدوده در شرایط مطلوب می توان معادله ای واقعی نوشت که روابط ملموس را دقیقاً معین کند .عملاً ما هرگز آن رابطه دقیق را نمی دانیم نا گزیر هستیم که زمانها و هزینه ها را حدس بزنیم و بر آورد کنیم .

اکنون باید دید که در یک معدله چهار متغیره چه تعداد از این متغییرهارامی توان در اختیار گرفت ؟ طبیعتاً پاسخ سه است . نمی توان بر هر چهار متغییر استیلا داشت . (با هر احتمالی ) این چهار متغییر حقیقتاً با هم نمی خوانند وقتی سه متغییر را انتخاب می کنید متغییر چهارم چیزی خواهد بود که معادله می خواهد باشد{ نه آن چیزی که شمت می خواهید} درست آن است که متغییر چهارم تخمین زده می شود و اجازه داده شود که آن تخمین خود یک هدف باشد .

به رغم این استنباط هنوز مدیران ارشدی را می بینیم که می کوشندهمه متغییر ها را در اختیارداشته باشند یکی از ده علت متداول شکست طرح آن است که مدیران ارشد واقعیت را نمی پذیرند . در بسیاری موارد وضعی پیش می آید که طرح با هزینه ای بیش از آنچه مدیران تصور می کرده اند به پایان می رسد .

بررسی رابطه مستقیمی بین هزینه و زمان موضوع جالبی است . توجه شود که نوعی دوره بهینه برای طرح وجود دارد که در آن دوره هزینه ها در کمترین میزان هستند با افزایش این دوره به دلیل کم بازدهی ، هزینه ها کم افزایش می یابند با کاهش این دوره (که به آن فشردگی طرح می گوییم ) هزینه ها افزایش می یابند زیرا معمولاً باید برای کم کردن زمان ، دستمزد های اضافی پرداخت ، وبه نقطه ای از باز ده های نزولی هم رسید.