نگارش مناسب نامه های اداری از ویژگی های مدیران موفق است.
جهت الصاق پیوست ها به نامه، همواره بالا، سمت راست نامه می بایست منگنه شود.
نامه هایی که قرار است فقط نمابر (فاکس) شوند، بهتر است روی سربرگ اصلی و رنگی سازمان چاپ نشوند. پیشنهاد می شود از سربرگ های تک رنگ یا سربرگ های از پیش طراحی شده روی کاغذ تهیه و ارسال گردند.
برای چاپ پیش نویس نامه ها، آنها را روی ورق چرک نویس و با تونر پایین پرینت بگیرید.
مکاتبات بایستی دارای شماره و تاریخ باشد و از ارسال نامه های بدون شماره و تاریخ به مراجع ذیربط خودداری نمایید.
مکاتبات بایستی صرفاً در سربرگ دفتر/ شرکت و با مهر و امضا و نام و نام خانوادگی مدیر/مدیرعامل یا دارندگان مجاز حق امضا صورت پذیرد و در غیر این صورت فاقد وجاهت قانونی است.
ترجیحاً نامه ها را به صورت تایپ رسمی با قلم هایی نظیر زر، لوتوس، نازنین، میترا و یا یاقوت و استفاده از قلم تیتر برای عناوین نامه ها تهیه نمائید.
مهر دفتر/شرکت را در دسترس افراد غیر مسوول قرار ندهید.
چنانچه نامه بیش از ۵ سطر است ترجیحاً از سربرگ A4 استفاده نمائید.
کلیه مکاتبات دریافتی و ارسالی را در دفتر اندیکاتور ثبت نمائید.
پرونده های مجزا جهت بایگانی مکاتبات مرتبط مفتوح نمائید تا دسترسی شما به نامه ها راحت تر باشد.
جهت پی گیری مکاتبات ترجیحاً مدیر فنی و یا کارمند مطلع خود را به سازمان های ذیربط بفرستید و از پیگیری افرادی همچون کارپردازها که اطلاعات دقیق از مباحث تخصصی کسب و کار شما ندارند. پرهیز نمائید.
هیچ یک از نامه ها و مکاتبات دریافتی از سازمان ها و مراجع ذیربط و مرتبط با کسب و کار خود را بی پاسخ نگذارید. چرا که عدم پاسخ کتبی و توضیح منطقی و استمرار آن منجر به حساسیت سازمانی و دریافت تذکر، اخطاریه و بعضاً برخوردهای نظارتی خواهد شد که به مصلحت دفتر/شرکت خدمات مسافرتی نخواهد بود.
چنانچه تحت عنوان شرکت فعالیت می نمائید، حتماً شماره ثبت شرکت را در سربرگ درج نمائید.
به هیچ عنوان درخواست های خود را از یک سازمان به صورت شفاهی مطرح ننمایید و حتی الامکان پس از توضیح شفاهی به کارشناس یا مدیر مربوطه، مراتب را به صورت کتبی اعلام و پی گیری لازم را جهت دریافت پاسخ کتبی معمول نمائید.
مکاتبات دفتر/شرکت خود را ابتدا در دبیرخانه سازمان مربوط استان محل فعالیت خود ثبت و سپس در اختیار کارشناس مربوطه قرار دهید.
امضای مکاتبات بایستی در قسمت بالای نام و نام خانوادگی مدیر/مدیر عامل درج شود.
ترجیحاً نام سازمان هایی را که مجوز فعالیت خود را از آنها دریافت نموده اید در بخش پائین سربرگ نامه، عنوان شرکت/دفتر درج نمائید.
کتاب اصول مدیریت دفاتر و شرکت های خدمات مسافرتی و جهانگردی
