چطور در جذاب تر شدن جلسات کاری مان قدم به قدم پیش برویم
به نظر بسیاری از کارشناسان تمام مشکلاتی که باعث می شود، جلسات کاری به جلساتی تاثیرگذار تبدیل نشود، به یک مشکل بنیادین بر می گردد و آن اینکه جلسات کاری جذاب و دوست داشتنی نیستند. واضح است که وقتی افراد در جایی احساس لذت و شادی نکنند، علاقه‌ای به آنجا و آن کار ندارند. در بسیاری از سایت های اینترنتی معتبر در زمینه مدیریت، بیشتر بر لزوم منظم برگزار شدن جلسات و رعایت نظم و مقررات در آنها تاکید می شود. اما یک نکته بسیار مهم در اغلب این سایت ها نادیده گرفته شده است و آن علاقه و گرایش شرکت کنندگان به حضور در جلسه و ایفای نقش در آن است. جلسات کاری حتی اگر برای مدتی کوتاه و با نهایت نظم هم برگزار شوند در صورت بی انگیزه و بی‌علاقه بودن حضار، ثمری ندارند و به بیراهه می روند. اما اگر یک جلسه کاری برای افراد جذابیت داشته باشد افراد با خلاقیت و انگیزه بالایی در آن حضور داشته و ارتباط به نحو مطلوب‌تری شکل می گیرد و در چنین جلساتی است که همه افراد کمک می‌کنند تا راه حل بهتری پیدا شود.
در اینجا چند ایده ای که می تواند به لذت بخش تر و موثرتر شدن جلسات کاری یاری کرده مورد اشاره قرار می گیرد. با الی گشت همراه باشید:
مطالب مرتبط: مراقب به مشت و لگدهای کارمندانتان باشد! چگونه گرفتار دعواهای کاری می شویم
شمردن نکات مثبت و مرور موفقیت ها
در پایان هر جلسه ای امکان دارد، برخی از حاضرین با خود بگویند: «خدا را شکر که جلسه تمام شد و من می‌توانم به سر کارم برگردم و یک کار مفید انجام دهم» برای اجتناب از ایجاد چنین احساسی لازم است از همه حاضرین خواسته شود حداقل یک نکته مثبت که از آن جلسه به دست آورده، را بیان کنند. اگر این خواسته از آغاز جلسه با افراد در میان گذاشته شود، آنها با تمرکز و توجه بیشتری در جلسه شرکت کرده و مسوولیت پذیرتر می شوند. بهترین قسمت این قضیه به بیان دیدگاه های گوناگون ارتباط دارد، امری که خروجی هر جلسه ای را غنی تر و موثرتر می کند.
هدف گذاری
از ۱۰ درصد دیگر جلساتی که من در آنها حضور یافته ام، ۵ درصد جلسات مفید و موثر بوده و ۵ درصد نیز باوجود برنامه‌ریزی، به نتایج مورد نظر نرسیده اند چون که هدف روشنی را دنبال نمی‌کردند. اگر در پایان یک جلسه کاری، شما خود را در همان موقعیتی دیدید که پیش از آغاز جلسه داشتید، پس بدانید که دور یک دایره بسته چرخیده اید. شما باید پیش از شروع جلسه، یک یا دو هدف خاص را در ذهن خود ترسیم کرده باشید. تعداد زیاد اهداف می تواند موجب پراکندگی تمرکز و پریشانی تان شود و افراد را خسته و دلزده خواهد کرد. با محدود کردن دایره اهداف، شما می‌دانید که کدام کار را باید در اولویت قرار دهید و کدام نیاز، دست‌یافتنی‌تر است.
ترسیم خطوط راهنما
هر جلسه ای نیازمند یک سری استانداردها است و درصورت عدم وجود این استانداردها، جلسات به بیراهه می روند. اگر در شرکت شما، جلسات ۳۰ دقیقه‌ای مرسوم است، طبق همان استاندارد عمل کرده و به یاد داشته باشید که اگر جلسه خود را در یک چارچوب زمانی مشخص محدود کنید، می توانید کارهای بیشتری را در مدت زمان کوتاه تری انجام دهید. من خودم دوست دارم در پایان هر جلسه، پنج دقیقه آخر را به مرور کلی و اخذ تصمیمات اختصاص دهم درحالی‌که در بسیاری از جلسات، دقایق پایانی به تعارفات بیهوده مختص می شود. هر مدیری بهتر از هر کسی، شرکت یا سازمان متبوع خود را شناخته و به همین دلیل باید نهایت تلاش خود را به‌کار ببندد تا در کوتاه ترین زمان ممکن، جلسات کاری را به نتیجه نهایی و مطلوب برساند. از بیست و چهار ساعت قبل از برگزاری جلسه، همه شرکت‌کنندگان را در جریان اهداف جلسه قرار دهید. در ۹۰ درصد جلسات کاری که من شخصا در آنها حضور داشته‌ام، بسیاری از افراد بدون آمادگی ذهنی قبلی در جلسه حضور یافته و همین مساله موجب می شد تا نه موضوع بحث مشخص باشد، نه توضیح قانع کننده‌ای ارائه شود و نه هدفی تعیین شود. اگر چه همه افراد دوست دارند خلاقیت داشته باشند اما این تمایل نباید به بهای به هم ریختن همه چیز و هرج و مرج در جلسه تمام شود.
در جریان برگزاری جلسه، تنفس فراموش نشود
در بسیاری از جلسات طولانی، حاضرین پس از مدت کوتاهی در صندلی های خود فرو رفته و در انتظار پایان جلسه می مانند. بهترین راه برای جلوگیری از وقوع چنین حالتی این است که به آنها فرصت حرکت داده شود. کافی است به مدت پنج دقیقه به افراد استراحت داده شود تا بتوانند در این دقایق بلند شده و حرکتی کنند و چیزی بنوشند. پس از آن می بینید که رفتارشان چقدر متفاوت شده و بر مشارکت شان در بحث اضافه می شود. هنگامی که حاضرین بعد از این پنج دقیقه به سر جایشان باز گشتند، یک دقیقه به آنها فرصت دهید تا در صندلی های خود مستقر شده یا چند حرکت کششی انجام دهند. با این کار، جریان خون در بدن آنها راحت تر صورت گرفته و سطح انرژی افراد به شدت بالا می رود.
اجراسازی حتمی این ایده ها
از بین بردن عادت های غلط، کاری دشوار و طاقت فرسا است و مدیران سازمان تان به احتمال زیاد ترجیح می‌دهند جلسات را به سبک و سیاق قبلی برگزار کنند. این عذر و توجیه‌ها به هیچ عنوان پذیرفته نیست و شما باید جذاب تر کردن جلسات کاری را به یک رسالت و هدف کلیدی در سازمان خود تبدیل سازید. فقط در جلسات جذاب و پویا است که ایده های ناب و پیشرو مطرح شده و به پیشرفت و تعالی سازمان منتهی می شوند. صرف اینکه چون موضوع جلسه، موضوعی خشک است، نمی‌تواند باعث شود تا جلسه به کندی و کسالت پیش رود. پس اجازه داده تا چند لطیفه هم در حین برگزاری جلسات مطرح شده و در این شرایط نباید چندان نگران کنترل جلسه و حفظ نظم آن بود، چرا که سختگیری بیش از اندازه در این زمینه باعث تنفر افراد از موضوع جلسه می‌شود. بدانید که هر چه بیشتر بتوانید از نقاط ضعف و محدودکننده جلسات خود کم کنید، فضای بیشتری برای نقش‌آفرینی عوامل مثبت و لذت بخش بوجود می آید.