موفقیت با همکاری مدیر و کارمند
ماری شاپیرو به عنوان استاد رفتار سازمانی در کالج سیمونز و یکی از نویسندگان مجله هاروارد معتقد است، ارائه بازخورد تنها وظیفه رهبر گروه نیست. لازم است این روحیه در تیم شکل گیرد که همه اعضای تیم مسوولیت رهبری را برعهده دارند». در اینجا به ذکر اصولی می پردازیم که به شما در افزایش کارآیی تیم کمک خواهد کرد. با الی گشت همراه باشید تا بیشتر از این موضوع بدانیم.
مطالب مرتبط: برای مدیرانی که به دنبال موفقیت هستند ۱۰ نکته برای مدیران موفق
ایجاد فرصت کنترل منظم
هیچ فرمول یا قانون خاصی درباره اینکه اعضای تیم هر از گاهی باید یکدیگر را برای مرور پیشرفت کار ملاقات کنند، وجود ندارد. اما شاپیرو معتقد است «بهتر است از همان ابتدا با سازمان دهی بیشتر شروع کنید و بعد در زمان و پیشرفت خوب کار آرامش داشته باشید تا اینکه از ابتدا با سازماندهی کم آغاز کنید و بعد که از کارها عقب افتادید بر روی تیم فشار وارد آورید.» وقتی در مراحل ابتدایی برنامه ریزی پروژه هستید، در زمان بندی خود، کنترل مرتب، منظم و زمان‌بندی شده را قرار دهید. اگر تیم پیشرفت خوبی دارد و نیازی به جلسه نیست، همیشه می توانید جلسات را لغو کنید.
انتظارات خود را از ابتدا مشخص کنید
شوارتز می گوید «وقتی اعضای تیم با هم خوب کار می کنند، این موضوع نشان از آن دارد که همه این افراد طرز فکر یکپارچه ای دارند و اهداف و برنامه هایشان روشن و آشکار است.» وی ادامه می دهد «در آغاز یک پروژه به اعضای تیم خود کمک کنید تصمیم بگیرند قرار است، چگونه با یکدیگر کار کنند و از آن مهم تر اینکه چگونه به یکدیگر پاسخگو باشند.» او پیشنهاد می کند به‌طور آشکار توافق کنید که اعضای تیم بر روی چگونه موضوعاتی مثل تقسیم کار یا زمان اتمام کار برنامه‌ریزی کنند.
جلسات مرور پیشرفت کار را سازمان یافته برگزار کنید
شاپیرو می‌گوید «وقتی قرار شد اعضای تیم شما با هم کار کنند و به یکدیگر بازخورد بدهند، باید روی این موضوع که اعضای تیم در سطح فردی چه عملکردی دارند دقیق تر شوید». از تمامی اعضای گروه بخواهید نکات خاصی را درباره هم تیمی های خود بازگو کنند که باید در جلسه با صدای بلند و در حضور همه خوانده شود. هر یک از اعضای گروه باید یک مورد قابل تقدیر درباره اعضای دیگر گروه و یک مورد که نشان دهد اگر به صورت دیگری کار انجام شود بهتر است، بازگو کنند. هدف این است که کمک کنیم اعضای تیم بدانند رفتارشان بر دیگران چه تاثیراتی می‌گذارد. اگر اعضای تیم بازخوردهای شبیه به هم را از چند نفر دریافت کنند، اثر آن بیشتر می شود. شوارتز پیشنهاد می کند وقتی نوبت شما شد، با مشارکت دادن دیگران، به نظرات خود اعتبار بدهید. به عنوان نمونه بگویید «آیا شما هم موضوع را همین گونه می بینید؟» آن گاه عکس‌العمل آن ها را مشاهده کنید.
سوالات کلی بپرسید
رد و بدل کردن بازخورد یک مهارت است که افراد زیادی فاقد این مهارت هستند. شاپیرو می‌گوید «یکی از اهداف شما باید توسعه ظرفیت تیم برای ارائه بازخورد باشد، ضمن اینکه باید به افراد کمک کنید به بیان احساسات و نظرات اعضای گروه درباره عملکرد تیم عادت کنند». قدم به قدم پیش بروید. در جلسه دوم یا سوم از اعضای تیم سوالات کلی بپرسید مثل «از یک تا پنج، به نظر شما نمره تیم در تقسیم کار چند است؟ چه موضوعاتی نیاز به تغییر دارد؟» شما به‌عنوان یک رهبر واسطه چنین گفت و گوهایی هستید. شوارتز می گوید: «وقتی اعضای تیم شروع به صحبت کردند، دو موضوع را به بحث بگذارید؛ اول اینکه نقاط قوت تیم چه مواردی هستند و دوم اینکه چالش های پیش رو کدام‌اند.»