ماری شاپیرو به‌عنوان استاد رفتار سازمانی در کالج سیمونز و یکی از نویسندگان مجله هاروارد معتقد است، ارائه بازخورد تنها وظیفه رهبر گروه نیست.
لازم است این روحیه در تیم شکل گیرد که همه اعضای تیم مسوولیت رهبری را برعهده دارند». در اینجا به ذکر اصولی می پردازیم که به شما در افزایش کارآیی تیم کمک خواهد کرد. در ادامه با الی گشت همراه باشید.
مطالب مرتبط: مشارکت مدیر و کارمندان منجر به موفقیت می شود (بخش اول) در کنار کارمندان بااستعداد خود باشید
برای هر پروژه گزارش بگیرید
در زمان اتمام هر پروژه یا وقتی اعضای تیم از هم جدا شدند، یک جلسه نهایی برگزار کنید که در آن درباره اینکه «چه موضوعاتی پیشرفت خوبی داشت و چه موضوعاتی به خوبی پیش نرفت بحث کنید». اینکه بر چه موضوعاتی باید بیشتر تاکید کنیم و چه کارهایی را باید به طور متفاوت تری انجام داد. شاپیرو می‌گوید «دقت کنید: اطلاعاتی که در این جلسه تبادل می‌شود نباید تنها به عنوان قسمتی از مرور نهایی جلسه به شمار رود، بلکه باید بخشی از ارزیابی سالانه کارمندان نیز به حساب آید. هدف، بستن تیم هست و اینکه بدانیم هر یک از اعضا برای توسعه بیشتر در آینده چه کارهایی باید انجام دهند.»
روابط تیم را پرورش دهید
از ایجاد تضاد میان اعضای تیم نمی توان جلوگیری کرد. اما نمی‌توانید فقط بگویید «من مساله را حل می کنم» چرا که شما به‌عنوان یک مدیر نمی توانید مشکلی را حل کنید که در آن هیچ سهمی ندارید. شوارتز می‌گوید «شما به‌عنوان مدیر می توانید به افراد کمک کنید که چگونه گفت و گوهای مشکل را به سمت درستی هدایت کرده و انجام بدهند و می‌توانید به آنها کمک کنید این گفت و گوها را سریع تر و بهتر انجام دهند اما در مورد اعضای تیم، این گفت و گوها فقط بین دو نفر از آن ها نیست بلکه اعضای تیم هم در آن سهم دارند و به هم وابسته هستند و باید بر مبنا قرار دادن این اصل با یکدیگر تعامل داشته باشند». شوارتز می گوید «به همکاران خود کمک کنید قبل از آنکه مشکلی پیش بیاید با صحبت کردن و تعامل با یکدیگر میان خود اعتماد ایجاد کنند. اما وقتی تضاد شکل گرفت، مطمئن شوید که آنها می دانند باید به‌طور مستقیم به هم بازخورد دهند.» شاپیرو نیز همچنین ادامه می دهد «تنها راه انجام کار خوب، روابط خوب است. هر چه روابط بهتر باشد، کار نیز بهتر جلو می رود.»
موضوعات مربوط به کارآیی تیم را در جمع مطرح کنید
یکی از باورهای علم مدیریت درباره ارائه بازخورد به شخص این است که «در جمع تعریف کنید و به طور خصوصی نقد کنید». اما در یک تیم این رفتار وجود ندارد. طبق نظر شوارتز «در گذشته، مطرح کردن موضوعاتی که باعث ناراحتی افراد می شد یا آنها را در مرکز توجه قرار می داد، رفتار درستی نبود». اما کار شما به عنوان یک رهبر همیشه این نیست که کاری کنید افراد راحت باشند. وقتی افراد مشکل دارند، باید در جمع مطرح شود. او می‌گوید «شما به تنهایی نمی توانید به توسعه افراد کمک کنید بلکه مسیر این کار تنها از طریق کار گروهی میسر است.» شاپیرو می گوید: «وقتی در تیم قدرتی دارید، می توانید با گفت وگوی با هر یک از اعضای تیم آنها را در مسیر درست و اصلی قرار دهید. مثلا از آنها بپرسید: «اعضای تیم به شما چه گفتند؟ چگونه می‌خواهید این کار را به شکل متفاوتی انجام دهید؟ من چه کمکی می‌توانم به شما بکنم؟»
اصولی که نباید آن ها را از یاد ببرید:
- اطمینان داشته باشید، تیم این موضوع را درک کرده است که ارائه بازخورد یک وظیفه مشترک و همگانی است.
- جلسات باید همواره مداوم دنبال شود و در آن پیشرفت کار به ترتیب مرور شود.
- با لحن مثبت تیم را تشویق کنید بگویند چه مواردی در مشارکت تیمی از دید آنها شایسته تقدیر و ستایش است.
- جلسه را با بازخورد شخصی خودتان درباره تیم آغاز نکنید. بگذارید اول دیگران بگویند به نظر خودشان کارآیی شان در چه سطحی است.
- در موضوعات مربوط به کارآیی تیم خجالت نکشید. آشکارا درباره این موضوع در جمع صحبت کنید.
- وارد تضادهای شخصیتی نشوید. در جهت تسهیل گفت و گوهای سخت کمک کنید.