قبل از آنکه مدیریت زمان را آغاز کنید، باید معنی درستی از زمان را در ذهن خود تجسم کنید
در فرهنگ لغت، زمان این طور معنی می شود: «زمان، دوره ای است که رویداد ها در آن اتفاق می افتند.» دو نوع زمان وجود دارد؛ ساعت و زمان واقعی. در زمان ساعت، هر دقیقه ۶۰ ثانیه است، هر ساعت ۶۰ دقیقه است، هر شبانه روز ۲۴ ساعت است و هر سال ۳۶۵ روز است. همه زمان ها هم یکسان می گذرد. وقتی یک نفر ۵۰ ساله می شود، دقیقا ۵۰ سال عمر کرده، نه کمتر نه بیشتر. زمان واقعی نسبی است. بسته به اینکه چه می کنید، زمان زود می گذرد یا به طول می انجامد. دو ساعت در تعمیرگاه مثل ۱۲ سال است و فرزند ۱۲ساله تان چنان سریع بزرگ شده مثل اینکه فقط دو سال گذشته است. با الی گشت همراه باشید تا ببینیم چگونه با مدیریت زمان کارایی افزایش پیدا می کند.
مطالب مرتبط: مدیریت زمان؛ کار بیشتر در زمان کمتر با حداق استرس عوامل مهم در مدیریت فردی
خبر خوش اینکه زمان واقعی ذهنی، در فکر شما است. شما آن را خلق می کنید و هر چه که شما خلق می کنید، می توانید مدیریت کنید. حالا زمان آن است که هر چیزی را که باعث شده علیه خودتان توطئه کنید یا خودتان را محدود کنید کنار بگذارید، مثل اینکه «وقت کافی ندارم» یا امروز «وقتش نیست» که کار جدیدی را شروع کنم یا نظم و ترتیبی به کارهای روزانه ام بدهم. فقط سه راه برای گذراندن زمان هست، فکر کردن، گفت و گو با دیگران و عمل. تجارت شما هرچه باشد، کار شما از این سه بخش تشکیل شده است.
اگر یک سرمایه گذار باشید، ممکن است دائم مسیر کاری تان عوض شود و به اطراف دیگر کشیده شوید. شما نمی توانید جلوی این تغییرات را بگیرید، اما می توانید زمانی که به کارتان اختصاص می دهید، زمانی که به فکر کردن می گذرانید و زمانی را که برای گفت‌وگو صرف می کنید، تعیین کنید.
برای آنکه بتوانید ارباب زمان خودتان شوید، اقدامات زیر را انجام دهید:
برای یک هفته، زمان هایی را که به فکر کردن، مکالمه و عمل کردن اختصاص می دهید در یک جدول ثبت کنید. این را مبنا قرار دهید که در یک روز، چقدر کار مفید می توانید انجام دهید، توجه کنید چه زمانی را با دوستانتان می گذرانید و زمان های باارزش تان چطور می‌گذرانید.
به این ترتیب با بررسی آن متوجه خواهید شد از چه زمان هایی واقعا استفاده درست کرده اید، و چه زمان هایی را با افکار و کار های بیهوده تلف کرده اید. برای هر فعالیت یا گفت و گو یا فکری که برای موفقیت شما لازم و مهم است، باید یک زمان مشخص در نظر گرفته شود. معمولا فهرست کار هایی که باید انجام داد آنقدر بزرگ می شوند که کارکرد شان را از دست می دهند.
جدول قرار هایتان مفید است. در برنامه تان برای تنها بودن با خودتان وقت بگذارید، زمان هایی را برای فکر های مهم، مکالمه های مهم، و کار ها اختصاص دهید. برنامه ریزی کنید که چه زمانی باید شروع شوند و چه زمانی به پایان برسند و به این قرار های با خودتان عمل کنید.
طوری برنامه ریزی کنید که حداقل ۵۰ درصد وقت‌تان را به افکار، اعمال و مکالمه هایی که منجر به نتیجه می شوند اختصاص دهید. زمان هایی را برای زمان توقف کار کنار بگذارید. زمان‌هایی را در نظر بگیرید تا بتوانید از آنچه انجام می دهید، کمی دور شوید.
اولین ۳۰ دقیقه هر روز را به برنامه ریزی برای آن روز اختصاص دهید. تا برنامه روزانه تان را کامل نکرده اید روزتان را شروع نکنید. مهم ترین زمان در طول روز، زمانی است که برای روزتان برنامه‌ریزی می کنید. پنج دقیقه قبل از هر کاری را به این امر اختصاص دهید که با انجام آن کار به چه نتیجه ای باید برسید و چه چیزی باید به دست آورید. این کمک می کند پیش از انجام کار بدانید چه موفقیتی ازآن به دست می آید. همچنین باعث می‌شود زمان کند بگذرد یا نه؟ بعد از هر مکالمه و مذاکره هم پنج دقیقه وقت بگذارید که ببینید به نتایجی که می‌خواستید رسیدید. بررسی کنید که اگر انتظارات شما برآورده نشده است، چه چیزهایی کم بوده؟ و آن موارد را چطور باید در مکالمه یا کار بعدی رفع کنید؟
وقتی واقعا کار دارید، یک علامت «لطفا مزاحم نشوید» نصب کنید. تمام تلاش خود را بکنید تلفن را، فقط به اینکه دارد زنگ می‌زند، جواب ندهید، و ایمیل‌ها را فقط چون ایمیل جدید آمده مطالعه نکنید. به پیامک‌ها توجه نکنید. به محض اینکه کسی وقت ملاقات خواست، او را نپذیرید، مگر اینکه خیلی ضروری باشد. برنامه‌ریزی کنید که ایمیل ها، پیامک ها و تلفن ها را در زمان مشخص و تعیین شده جواب بدهید.