ابزارهای نوین ارتباطاتی باعث تعامل بهتر کارمندان می‌شود
مشاهده این موضوع در میان نسل (نسل هزاره) کار راحتی به حساب می‌آید: ایمیل زدن در برقراری ارتباط بین افراد این نسل تقریبا دیگر نقشی ندارد. جای آن را شبکه های اجتماعی یا پیامهای کوتاه گرفته‌اند. موسسه بیت-کام (BITKOM) بر این اساس تحقیقی را از کاربران ۱۰ تا ۱۸ ساله به عمل آورده است. توبیاس آرنس براین اعتقاد است؛ نظر این کاربران این است که: «سرویس‌های پیام کوتاه این امکان را فراهم ساخته تا بتوان در هر جا و در هر شرایطی با دوستان ارتباط برقرار کرده و به سرعت عکس‌العمل نشان دهیم.»
برنامه‌هایی چون واتس آپ (Whatsapp)، ای مسیج (iMessage) و گوگل هنگ اوت (Google Hangouts) حتی امکانات بیشتری نیز در اختیار کاربران قرار داده است: در کنار پیامهای نوشتاری، می‌توان پیام صوتی، ویدئویی و عکس نیز فرستاد. شبکه‌ها امکان کارگروهی روی پروژه‌ها را خلق می‌کنند. در ادامه با الی گشت همراه باشید.
مطالب مرتبط: ۱۰ راه آسان برای جذب طرفداران اریاب موفق در شبکه‌های مجازی باشیم
برای شرکت‌ها کارآمد بودن سیستم ارتباطی و بهبود تعامل کارمندان با یکدیگر از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. دو سال پیش شرکت کنراد الکترونیک (Conrad Electronic) در اقدامی به معرفی اینترنت جدیدی پرداخت، لارس هین، مدیر پروژه توسعه شرکت با هدف معرفی نقش شبکه‌های چند رسانه‌ای در افزایش همکاری بین کارمندان بیان کرد: «من به فکر استفاده از شبکه‌ای مانند سایر شبکه‌های اجتماعی چون فیس بوک و … که هر فرد می‌تواند برای خود صفحه شخصی بسازد و فایل‌های مورد نظرش را بارگذاری کند، افتادم. قصد ما این بود که پل ارتباطی بین ۴۰۰۰ کارمند شرکت را در اروپا و آسیا بهبود بخشیده و همکاری بین آنها افزایش دهیم.»
اما در اینجا موفقیت پروژه تنها به تکنولوژی وابسته نیست بلکه به میزان پذیرش آن بین کارمندان نیز بستگی دارد. در این بخش هین به همکاری تنگاتنگ با همکارش اسکات در واحد سرمایه انسانی احتیاج داشت. راه حلی که آنها پیدا کردند توسط شرکت کویو (COYO) ارائه شد. کنراد گروه‌هایی با نام «کنراد داخلی» تشکیل داد. بیش از ۱۲۰ پروژه گروهی توسط کارمندان در حال پیگیری است، درحالی‌که تعداد ایمیل‌هایی که در این بین رد و بدل می‌شود به شدت کم شده است.
شبکه‌های اجتماعی معروف به ابزارهای همکاری مانند Coyo, TeamLike, Swabr نه‌تنها جایگزین اینترنت‌های سنتی می‌شوند، بلکه به‌عنوان شبکه‌های ارتباطی و پایگاه‌های عملیاتی با امکاناتی چون جست وجوی افراد حرفه‌ای، وبلاگ‌ها یا ویکی‌های داخلی، امکان کار کردن همزمان را برای کاربران روی پروژه‌ها فراهم می‌آورند.
ارجح بودن آنها واضح است: در شبکه‌های داخل سازمانی، پیامهای الکترونیکی بسیار هدایت شده تر به فرد مورد نظر می‌رسند. این‌طور به نظر می‌رسد که ایمیل‌ها با پیوست‌هایی با حجم بالا که لازمه کار گروهی روی پروژه‌ها هستند، به زمان‌های گذشته تعلق دارند. در مجموع بررسی‌ها نشان از آن دارد که با استفاده از چنین نرم افزارهایی، برقراری ارتباط بین افراد مجموعه برای بالا بردن همکاری، نسبت به استفاده از ایمیل‌ها بسیار سریع‌تر و پرفایده تر است.
از دیگر مزایای شبکه‌های اجتماعی درون مجموعه «سرعت بخشیدن به حل مساله» و «بالابردن سرعت همکاری‌ها» است. در بررسی‌های انجام شده بهینه شدن دسترسی به اطلاعات داخلی، استفاده از تجربه دیگر کارمندان و بالارفتن انگیزه کارمندان شرکت‌ها، آنها را براین داشته است تا برای استفاده از این ابزارهای نوین تشویق شوند.
موفقیت شبکه‌های اجتماعی به شدت به میزان قبول آن از سوی کاربران بستگی دارد. متخصصان براین گمان هستند؛ که با برنامه‌ریزی مناسب، تمام گروه‌های داخلی می‌توانند سوار این کشتی بشوند. یکی از مهم‌ترین عوامل برای قبولاندن آن به کاربران، راحتی استفاده از این ابزارهاست.
با استفاده از تلفن های همراه هوشمند، کاربران می‌توانند در هر لحظه و هر کجا به شبکه اجتماعی خود دسترسی پیدا کرده و به این ترتیب حتی کارمندانی که کامپیوتر شخصی ندارند نیز امکان کارگروهی روی پروژه‌ها را از طریق شبکه‌های اجتماعی دارند.