برگزاری جلسات مشکل گشایی بهترین روش برای استفاده از خرد جمعی در حل مشکلات است. این نوع مشکل گشایی موجب شکل گیری توانایی «بدیهه پردازی» (توانایی تولید آسان و سریع تعداد زیادی ایده ناب و اصیل) و «انعطاف پذیری گروهی» (توانایی کنار آمدن با انواع مختلفی از دیدگاه ها و ایده ها) می شود. به طور کلی، برای موفق بودن در مرحله مشکل گشایی، یک تیم کاری حرفه ای باید چهار اصل کلیدی را مدنظر قرار داد، پس در ادامه با الی گشت همراه باشید.
مطالب مرتبط: صاحبان جدید کسب و کار چه اشتباهاتی انجام می دهند؟! مدیریت مسائل مالی در کسب و کار
- اعضای تیم را تشویق کرد تا به ایده های دیگران توجه ویژه کنند.
- از قضاوت عجولانه و سریع در مورد ایده ها، حتی ایده های بی معنی اجتناب کرد. حتی بدترین ایده مطرح شده در گروه نیز باید تشویق شود.
- تمرکز بر بحث و تبادل نظرهای درون گروه را باید در یک زمان مشخص روی موضوعی خاصی داشت و از پراکنده گویی پرهیز کرد.
- توجه مشکل گشایی را به موضوعات و مسائل واقعی که گروه در پی حل آن است، افزایش داد.
تکنیک های مشکل گشایی در چهار مقوله کلی طبقه بندی می شود: تصویر، تحقیق، تطبیق و تجربه.
تصویر: در این روش از اعضای گروه درخواست می شود تا در تصورات خود یک راه حل ایده آل و بلندمدت برای برطرف ساختن یک مشکل پیدا کرده و وسایل دستیابی به هدف را مشخص سازند. ایده پیشنهادی آنها باید فارغ از قید و بندهای فکری موجود بوده و حاصل تفکر خلاقانه و نوآورانه آنها باشد. شما به عنوان مدیر باید اعضای تیم تان را تشویق کرده تا جور دیگر به قضیه بنگرند و از خود سوال کنند که اگر پول، زمان و منابع موردنیاز برای اجرای ایده آنها فراهم باشد، آیا اجرایی شدن آن ایده، آینده مطلوبی دارند یا خیر؟
تحقیق: با استفاده از تصورات ذهنی در قالب نهادها، قیاس ها و استعاره ها به جست وجوی عمیق در میان گزینه های بالقوه مطلوب و ناب بپردازید. به عنوان نمونه، چنانچه گروه شما تلاش دارد تا یک خدمت مشتری پسند و نوآورانه جدید عرضه کند، شما می توانید از اعضای گروه سوال کنید: «اگر خدمتی که قرار است ما به مشتری عرضه کنیم، یک آهنگ یا موسیقی باشد، چه آهنگی از نظر شما برای مشتری هایمان ایده آل و رویایی به نظر می‌رسید؟»
تطبیق: درحالی‌که در تکنیک تصویر، فرض بر این است که هیچ گونه محدودیتی در برابر ایده مورد نظر نیست، در تکنیک تطبیق تلاش می شود تا با دیدی واقع بینانه و بر اساس وضعیت و تکنولوژی های موجود عمل شده و ایده آل ها با واقعیت ها تطبیق داده شوند. مثلا اگرشما و تیم تان در یک شرکت نرم افزاری مشغول به فعالیت هستید که برنامه‌های موردنیاز طراحان گرافیک را طراحی می کند، یکی از راه های موثر برای تطبیق محصولات و خدمات عرضه شده توسط گروه شما عبارت است از نگریستن به آن محصولات و خدمات از دید مشتریان که همان طراحان گرافیک هستند و برشمردن نقاط ضعف و قوت آنها. بنابراین شما باید از اعضای تیم تان درخواست کنید خود به جای طراحان فکر کنند و نظر بدهند.
تجربه: تکنیک تجربه شامل ترکیب سیستماتیک و قاعده مند عناصر فکری تیم شما در ابعاد مختلف و آزمایش محصول به دست آمده است. به عنوان مثال، فرض کنید که مالک یک کارواش به دنبال یک بازار جدید و گسترش بازارهای کنونی اش است. او پروژه اش را با فهرست کردن پارامترهایی آغاز می کند که شامل روش، مواد شوینده، تجهیزات و محصولات فروختنی می شود. در زیر هر پارامتر، او لیستی از احتمالات موجود که به فکرش می رسد، می‌آورد: مثلا: اسپری، براق کننده، خشک کن، برس و… یا در زیر پارامتر محصولات فروختنی می تواند نام هایی چون ماشین، خانه، لباس، موتور و دوچرخه و… را ذکر کند. جدول به دست آمده در نتیجه این یادداشت‌ها به او امکان داده تا احتمالات و گزینه های مربوط به کاسبی جدیدش را در کنار هم قرار داده و سپس تصمیم بگیرد که کارش را مثلا با ارائه خدمت شست وشوی موتورسیکلت و دوچرخه با استفاده از وسایل موجود در کارواش مانند برس و خشک کن، گسترش دهد.
رهنمون هایی برای تسهیل جلسات مشکل گشایی
- همه راه حل‌ها و ایده ها را با آغوش باز پذیرا بوده و تا آنجا که می‌توانید قدرت تحمل ایده های عجیب و شاید مضحک را در خود افزایش دهید.
- شما این قابلیت را دارید، تعدادی از مشتریان خود و مشتریان رقبایتان را به جلسه دعوت کنید. به اطمینان برسید که همه امکانات و ملزومات جلسه را فراهم کرده اید، از قبیل نمودار، وایت برد الکترونیکی. میز جلسه را با کاغذ بپوشانید تا حاضرین در جلسه بتوانند نکاتی را روی آن یادداشت کرده یا شاید روی آن را خط خطی کنند!
- به یاد داشته باشید که جلسات مشکل گشایی هنگامی موفقیت آمیز و مولد است که با مهارت تمام و زمینه سازی مناسب برگزار شوند.
- جذب نخستین ایده و گزینه ای که مطرح می شود، نشوید. پیش از آغاز مرحله ارزشیابی و اولویت بندی، تا آنجا که می‌توانید باید ایده های افراد گروه را جذب و دریافت کنید.