با این ۴ روش کارمندانتان را کنترل کنید

هر مدیر با استفاده از سیستم های کنترلی متنوع، روش ها و مقاصد مختلفی را دنبال می کند.

سیستم های کنترل را می توان به چهار نوع تقسیم کرد: سیستم های کنترل تشخیصی، تحدیدی، تعاملی و ارزشی. در ادامه با الی گشت همراه باشید.

مطالب مرتبط:
عملکردهای کارمندان را نظارت و کنترل کنید
اهمیت نظارت و کنترل در پیشبرد اهداف سازمان

سیستم های کنترل تشخیصی

سیستم های کنترل تشخیصی مانند شاخص های صفحه کنترل هواپیما که خلبان را قادر به بررسی علایم کارکرد غیرعادی بخش های مختلف هواپیما می کنند، مدیر را قادر می‌سازند تا وضعیت بخش های مختلف سازمان را از حیث عملکرد و سلامت کنترل کند.

البته باید توجه داشت که سیستم های کنترل تشخیصی، برای اطمینان از اثربخشی کنترل کفایت ندارند. هنگامی که مدیران از کارکنان توانمند خود برای دستیابی به اهداف استفاده می کنند، به ویژه اگر دستیابی به هدف های مذکور دشوار باشد، نباید آنها را به حال خود رها کنند، مگر آنکه بخواهند مخاطرات بالقوه ای را برای سازمان ایجاد کنند؛ زیرا در صورت دشوار شدن بیش از حد کار، ممکن است حتی کارکنان توانمند نیز به سندسازی و ظاهرسازی بپردازند.

یکی از اهداف عمده بکارگیری سیستم های تشخیصی، حذف بار هدایت مستمر از دوش مدیران است. آزاد ساختن آن قسمت از وقت مدیران که صرف تشخیص وضعیت های غیرعادی می شد، فرصتی ایجاد می کند تا به سایر کارهای خود بپردازند.

سیستم های کنترل ارزشی

سازمان ها با استفاده از سیستم کنترل ارزشی درصددند تا با تبیین دقیق ارزش ها و رهنمودهای مدیران عالی، زمینه پذیش مشتاقانه کارکنان را فراهم آورند. سیستم ارزش ها معمولاً مختصر، اولویت بندی ده و الهام بخش است و توجه کارکنان را به اصول اساسی سازمان جلب می کند؛ نظیر اینکه «سازمان باید از طریق ارائه خدمت با بهترین کیفیت به مشتریان خود در سطح جهان، ایجاد ارزش کند»، یا «سطح عملکرد مورد نظر سازمان، استمرار در جستجوی کمال است»، یا «کارکنان باید روابط داخلی و خارجی با دیگران را بر اساس احترام متقابل تنظیم کنند».

مدیران عالی سعی می کنند تا سیست ارزش ها را به صورت جامع طراحی کنند تا برای گروه های کاری منوع سازمان، نظیر کارکنان فروش، تولید، خدمات و مدیران آنها جذاب باشد.

برخی از مدیران عالی سعی می کنند تا از طریق تشکیل جلسات منظم با کارکنان سطوح گوناگون، باورها و ارزش های مورد نظر سازمان را برای آنان تشریح کنند و تعهدات سازمان را در برابر مشتریان، کارکنان، نهادهای اجتماعی، و سهامداران بیان کنند؛ بدین ترتیب برای کارکنان و سایر مدیران مشخص می شود که مدیران عالی تا چه حد بر رعایت ارزش های مذکور اصرار دارند.

سیستم کنترل ارزشی ممکن است سیستم کنترل تشخیصی را نیز تقویت کند و با ایجاد تعهد در کاکنان امکان کنترل مؤثرتر سیستم را فراهم آورد.

سیستم های کنترل تحدیدی

سیستم های کنترل تحدیدی از یک مفهوم ساده و در عین حال عمیق استفاده می کنند، با این مضمون که «اگر می خواهید کارکنانی خلاق و کارآفرین داشته باشید، به جای تعیین کارهایی که باید انجام دهند، به آنها بگویید که چه کارهایی را نباید انجام دهند»، یعنی قلمرو مجاز برای فعالیت آنان را مشخص کنید. همچنان که ادیان توحیدی نیز با مشخص کردن کارهای غیرمجاز و حرام، انسان ها را مختار می سازند تا از میان سایر کارها فراخور استعداد و تمایل خود، انتخاب کنند. پیامبر گرامی اسلام (ص) می فرماید «رأس الدین الورع» اساس دین پرهیز کردن است. مفاهیم «پارسایی» و «زهد» در فرهنگ اسلامی نیز بر اساس استفاده از حد و مرزها دلالت دارد.

برخلاف سیستم های کنترل تشخیصی که نتایج عملکرد را مورد ارزیابی قرار می دهند، و سیستم های ارزشی که ارزش های اساسی سازمان را به کارکنان ارائه می کنند، سیستم های کنترل تحدیدی با استفاده از عبارت های نهی کننده، حداقل استانداردهای قابل قبول را معین می کنند. سیستم های کنترل تحدیدی همانند ترمز عمل می کنند. باید توجه داشت که سازمان های تندرو و فعال در محیط های پویا و در حال تحول امروز، به ترمزهایی مؤثر و قوی نیاز دارند.

ناگفته نماند که برقراری سیستم حدود فقط به تعیین استانداردهای رفتار اخلاقی محدود نمی‌شود، بلکه این سیستم با تعیین «حدود استراتژیک»، محدوده فعالیت افراد را مشخص می‌کند و آنها را هدایت می کند تا از مجموعه فرصت هایی که حفظ موقعیت رقابتی سازمان به بهره برداری صحیح از آن بستگی دارد، استفاده کنند.

سیستم کنترل تعاملی

در سازمان های کوچک، مدیران می توانند از طریق تشکیل جلسه با کارکنان، به طور غیررسمی به بررسی فرصت ها و تهدیدات جاری بپردازند؛ اما با توسعه سازمان ها و افزایش اندازه آنها، سیستم های رسمی ارتباطات جایگزین روش های قبلی می شود و به این ترتیب ارتباطات مدیران با کارکنان محدود می گردد. تأکید بر سیستم های ارتباطی رسمی، خلاقیت در تولید محصولات جدید، توسعه خطوط تولید و فراگردها، و حتی تحقیقات بازار را تحت الشعاع قرا می دهد. در چنین وضعیتی استفاده از سیستم های کنترل تشخیصی که ضعف های عملکردی را در مقایسه با برنامه ها مشخص می کنند، کافی نیست؛ زیرا مدیران عالی باید در جریان مسائل مهم قرار گیرد و بر وضعیت سازمان اشراف داشته باشند، ولی سیستم های تشخیصی برای این کار کفایت ندارند.

سیستم های کنترل تعاملی به مثابه سیستم های رسمی کسب اطلاعات در اختیار مدیران قرار می گیرند تا به طور منظم، آنها را در جریان تصمیمات کارکنان قرار دهند